På bild: Mats Lewan Eventbranschen drabbas hårt av coronakrisen. Men får samtidigt anledning att utforska möjligheten att hålla videomöten och videokonferenser. Tiden är rätt nu, av flera skäl, skriver Eventeffects gästskribent Mats Lewan.
Först vill jag upprepa vad jag nyligen skrev här på Eventeffect – att digitalisering och artificiell intelligens, AI, kommer göra det allt viktigare med mänskliga möten.
Av den enkla anledningen att maskiner tar över en rad arbetsuppgifter som människor egentligen tycker är tjatiga tidstjuvar. Så att människor istället kan fokusera på det typiskt mänskliga, som kreativitet, att övertyga och motivera, empati, och att se sammanhang, samarbete och kontext. Vilket är en stor del av det som möten handlar om.
Tre anledningar till varför videomöten kan ersätta fysiska möten
Jag menar fortfarande att fysiska möten är överlägsna i de flesta fall. Därför att de ger möjlighet till så mycket annan viktig och spontan kommunikation än den strikt planerade.
Men det finns tre anledningar till att det här ändå är rätt ögonblick att utforska hur videomöten kan komplettera eller ibland ersätta fysiska möten.
1. Fler smittor kan komma. Epidemiologer världen över har länge varnat för en global virusepidemi – och med världens allt större rörlighet är det här inte sista gången det inträffar. Dessutom kan andra typer av samhällsfaror uppstå. Vi kommer att behöva vänja oss vid att snabbt behöva ställa om när faran uppstår – och vi kommer att behöva rutiner för det. Då är digitala kanaler perfekta.
2. Hållbarhet. Av miljöskäl kommer vi att tvingas överväga om det är motiverat med resor till ett fysiskt möte. Då är virtuella möten ett självklart komplement eller alternativ.
3. Lättrörlighet. Förändringstakt
Helt andra krav ställs på digitala möten
Men det digitala mötet är alltså inte som det fysiska. Beroende på format missar vi detaljer, kroppsspråk, kommentarer och pausprat mellan deltagare – och inte minst publikrespons till föreläsare. Det ställs med andra ord helt andra krav, men det finns också gott om råd.
Föreläsaren Warwick Merrys råd vad gäller virtuella föreläsningar.
1. Ingen tystnad. Precis som i radio- och tv-sändningar är tomrum oacceptabelt. Fokus försvinner omedelbart. Men konstpauser går förstås fint.
2. Börja innan det börjar. Starta online-eventet medan deltagarna samlas. Ta emot kommentarer, svara på frågor, samla inspiration. Du vinner engagemang och deltagande.
3. Gör det inte själv. Ha någon som hjälper dig – med att kolla inkommande frågor via chatt, lägga ut röstningar, växla mellan kamera och presentation exempelvis.
4. Var interaktiv. Använd chatt, röstning, beställningar, förslag och så vidare för att engagera deltagarna.
5. Skicka med något. Bjud på något stödmaterial – före, under eller efter mötet.
6. Börja nu. Sätt igång och prova virtuella möten idag, i någon form.
Många av Warwick Merrys råd gäller alla typer av virtuella möten. Den första punkten ”Ingen tystnad”, belyser till exempel att det virtuella mötet saknar mycket av allsidigheten i fysiska möten. Därför är det så mycket viktigare att mötet är effektivt, att man har ett tydligt schema och en väl utformad planering för vad mötet ska innehålla.
Viktigt att ljudet är av högsta kvalitet
Men en sak är dock viktigare än allt annat – ljudet. Det finns inget mer störande än dåligt ljud i virtuella möten. Liksom i professionell video måste ljudet vara av toppklass, annars försvinner fokuset som en fågel i skogen.
Sist men inte minst är det värt att stanna upp vid den tredje punkten – att inte göra det själv. Ett enkelt möte eller webinar går visserligen att ordna själv med programvaror som Zoom, Skype eller YouTube Live.
En möjlig marknadsnisch för eventebyråer
Men om du ska arrangera ett virtuellt event av hög kvalitet som kan mäta sig med upplevelsen av ett fysiskt event behöver du en partner.
Här finns en möjlighet för eventbyråer att utveckla intressanta erbjudanden. Jag har till exempel en dialog med SPG Event, som till mig som föreläsare kan erbjuda produktion av en virtuell föreläsning i ett format som liknar ett TED-talk. Där jag kan fokusera på min föreläsning precis som vanligt.
Coronaviruset kan leda till något positivt
Men SPG Event jobbar också med mer komplexa virtuella företagsevent. Och utforskar bland annat möjligheterna att göra matlagningsevent via nätet, där deltagarna får inköpslista och vinförslag i förväg, och sedan lagar mat samtidigt – fast på olika platser.
Tveklöst finns det mängder med nya vägar att prova kring virtuella event. Och tiden är som sagt helt rätt för att sätta igång. Kanske kommer du att tacka coronaviruset för att du började i tid.
Av: Mats Lewan, gästskribent
Du når Mats via: MatsLewan.se eller på [email protected]
