Under IMEX Frankfurt 2025 var tonen tydlig i de större trendspaningarna: Mötes- och eventbranschen i EMEA står inför både förändring och osäkerhet. Mellan ekonomiska utmaningar, teknologisk utveckling och geopolitisk oro är branschens aktörer försiktigt optimistiska – men framtiden kräver kreativitet, anpassningsförmåga och ett förnyat fokus på mänskliga möten.

Två sessioner fångade det här läget särskilt väl: 2025 State of the Industry: Intention to Action, modererad av Karen Bolinger, samt en analys av affärsläget ledd av James Lancaster från AMI / Northstar Meetings Group som tillsammans med Deryn Tilouche, Vertex Pharmaceuticals, och Nicola Allen från Cvent, diskuterades färska enkätresultat från eventproffs i regionen.

Optimismen finns kvar – men är mer realistisk
Det går inte att förneka att läget är mer komplext än för ett år sedan. I den senaste enkäten hade andelen som känner sig “mycket optimistiska” inför framtiden sjunkit från 45 % till 33 %, medan de som känner sig “mindre optimistiska” ökat från 19 % till 35 %.

Samtidigt visade en majoritet av publiken till paneldiskussionen i Frankfurt att de ändå känner större tillförsikt nu än vid årets början. Det är inte en återgång till för-pandemiska nivåer, men ett skifte från stillestånd till försiktig återhämtning.

Så mår mötesindustrin just nu – inblick från IMEX — Foto: Annsi Krol

I undersökningen tittade man också närmare på vilka utmaningar som just nu upplevs som störst inom mötesbranschen och varför många upplever att framtiden är osäker där just minskade budgetar och ökade kostnader är tydligt mest utmanande.

Topp fyra bland dagens största utmaningar:

Budgetbegränsningar
Ökade kostnader för varor och tjänster
Politiska, kulturella och sociala osäkerheter
Ökade flygpriser

Inställningen till USA – Elefanten i rummet
Den geopolitiska elefanten i rummet blev tydlig: När man i undersökningen ställde frågan om eventplanerarna och deras kunder fortfarande överväger USA som eventdestination svarade hela 64 % att de är mindre benägna att göra det. Endast 18 % svarade att inget förändrats, och bara 11 % var mer benägna att välja USA. Transatlantiska event ser ut att mattas av, åtminstone för tillfället.

Tekniken driver utvecklingen – men vi måste hänga med
I sessionen för 2025 års State of the Industry speglades tydligt både nuläget och de möjligheter som finns framåt. Fokus låg inte bara på de utmaningar som branschen står inför, utan lika mycket på innovationskraften och hur tekniken, i synnerhet AI, kan bli en möjliggörare för nästa steg.

Reggie Aggarwal, CEO på Cvent, inledde med att prata om AI-agenter, smarta assistenter som inte bara ger förslag, utan också agerar baserat på data. Rätt använd kan denna typ av teknik frigöra värdefull tid, förenkla planering och ge ökad precision i hur deltagarupplevelsen utformas.

Men teknikens potential får inte misstas för en snabb lösning. Förändring tar tid, och panelen betonade att teknisk mognad varierar kraftigt mellan olika organisationer och att teknik som funnits länge inte heller är helt etablerad än. Dessutom kräver även existerande funktioner, som till exempel AI-baserad matchmaking, mer än bara algoritmer. Det kräver mänsklig närvaro och genomtänkt design för att verkligen fungera. En träff i systemet betyder inte automatiskt en kontakt i verkligheten. Det krävs sammanhang, trygghet och ett möte där människor faktiskt klickar för att det verkliga värdet ska uppnås. Så tekniken är ett verktyg på vägen.

Talang, motståndskraft och framtidens eventproffs
Carina Bauer (IMEX Group) lyfte fokus till människorna som driver branschen. Hon beskrev dagens eventplanerare som en sorts VD – med ansvar för budget, kommunikation, ledarskap, logistik och krishantering. Det är en krävande roll som kräver mycket kunskap, verktygskännedom och people skills. När branschen nu utvecklas ytterligare, speciellt inom AI-området, blir tre egenskaper extra viktiga för att driva på och leda utvecklingen enligt Carina:

Nyfikenhet
Kreativt tänkande
Förmåga att hantera förändring

För när AI tar över de repetitiva uppgifterna återstår det som inte kan automatiseras: Strategi, empati och att skapa upplevelser som verkligen berör.

Framtidens lokaler: Från innehåll till relationer
Kai Hattendorf på HTF Consulting betonade att innehåll inte längre kommer vara det som särskiljer ett event. I morgondagens landskap är innehåll en självklarhet och kommer dessutom finnas i mängd. Det som gör skillnad är vad det leder till: samtal, gemenskap och samarbete.

Därför måste även lokaldesign och programformat utvecklas. Kai uppmanade arrangörer och anläggningsägare att tänka på eventlokaler som flexibla ”boxar” och att undvika att äga permanenta lösningar, möbler eller teknik som snabbt blir föråldrad. Istället blir det viktigt att samarbeta med specialister och flera leverantörer. Det viktigaste är att kunna skala upp, skala ned, möblera om och röra sig snabbt med aktivitetsformat för både stora sällskap hela vägen till micro aktiviteter. Framtiden belönar den som är rörlig.

Små skiften, stora signaler
Tillsammans visade båda sessionerna att förändringen tar tid och sker gradvis men är ständigt pågående. Stämningen i Frankfurt var inte överentusiastisk, men inte heller nedslagen. Försiktig optimism kan låta osexigt, men det är ofta ett tecken på mognad. Det här är en bransch som har tagit sig igenom kris efter kris och som fortfarande står upp, tänker längre, jobbar smartare och försöker skapa mer värde i varje möte.

Just nu används AI i eventbranschen mest för att automatisera och förenkla uppgifter. Men för att vi ska uppnå verklig förändring måste tekniken också bidra med djupare insikter, stimulera kreativitet och skapa värde för alla intressenter. Det är först när tekniken hjälper oss skapa upplevelser som lämnar avtryck, formar beteenden och bygger relationer över tid som vi verkligen börjar driva utveckling på djupet.

På plats i Frankfurt

Annsi Krol