Anna Bauer, Scandinavian XPOScandinavian XPO slog upp portarna i januari 2021, när pandemirestriktionerna fortfarande satte stopp för stora event. De hade en fulltecknad kalender med event som inte kunde genomföras under våren, men när restriktionerna släppte så blev det skarpt läge direkt. De inledde hösten 2021 med en partikongress som sitt första evenemang och några månader senare hyrde de ut anläggningen till Utrikesdepartementet, som stod värd för OSSE-mötet där 57 utrikesministrar och deras delegationer deltog.
– Vi började med att genomföra stora evenemang direkt efter att vi rev padelbanorna och startsträckan var noll. Vi gick rakt in i den första stora leveransen som var en partikongress och efter ett antal genomföranden under hösten, så producerade vi i december det möte med högst säkerhet som ägt rum hittills i svensk historia. Det var Utrikesdepartementet som stod värd för OSSE-mötet, säger Anna Bauer, vd för Scandinavian XPO.
Eftersom pandemin hade satt käppar i hjulen för planeringen tidsmässigt och eftersom UD behöver upphandla varje del, så blev lösningen att Scandinavian XPO (som redan var upphandlade) fick agera byrå för OSSE-mötet och plocka in de delar som behövdes. Anna tog med sig ett gäng erfarna producenter och leverantörer från sina tidigare kontakter och menar att det var en förutsättning för att lyckas leverera så stort på så kort tid. Men hon påpekar också att det arbetssättet inte är en del av affärsmodellen framåt, de är lokaluthyrare till kunder och byråer – inte en eventbyrå. Under den korta tid de har varit igång så har de hunnit genomföra flera viktiga möten med hög säkerhet. Det hörde inte till strategin initialt men Anna tror att de har en fördel med sin placering utanför stan, ett par minuter från Arlandas terminaler. Det gör att innerstan inte behöver spärras av på grund av säkerhetsskäl men det bidrar också till bättre närvaro även på evenemang med lägre säkerhetsklass.
– Det är en fördel att vi ligger en bit utanför Stockholm. Har man 2500 besökare och är inne i city så tappar man storstadsbesökande deltagare ut på stan kanske redan till varmrätten. När man är hos oss så är man här, det finns inget annat som lockar i närheten. Det gör att de stora företagskickofferna blir väldigt lyckade för alla stannar kvar på platsen och har kul!
Just nu är de mitt uppe i planeringen inför nästa år. När nyårsnatten övergår till januari så träder även Sveriges ordförandeskap i EU:s ministerråd i kraft. Det innebär att den svenska regeringen ska stå värd för ett stort antal möten och de flesta kommer att ske på Scandinavian XPO. Regeringskansliet har hyrt anläggningen i ett halvår och förberedelserna är i full gång. Det är enligt Regeringskansliet över 100 möten som ska genomföras under våren.
– Vi jobbar tillsammans i olika grupperingar och Regeringskansliet har själv tillsatt ett stort och kompetent sekretariat så vår roll nu är att ”bara vara anläggning”. Det är så klart ett otroligt stort uppdrag vi landat som genererar affärer även för flera partners exempelvis Quality Arlanda XPO som får de flesta hotellrummen av oss.
Om det totalt sett är den största affären inom evenemang hittills i Sverige låter Anna, med ett leende på läpparna, bli att svara på.
Av: Lovisa Wallin
