Undersökningen bygger på siffror från intervjuer med 3000 medarbetare på bland annat Riksbanken, Hyresgästföreningen, IF Metall, Täby kommun och Congrex, rapporterar Kvalitetsmagasinet. De har sammanställt fem tips på hur man kan skapa effektivare möten.
1. Engagera ledningen. För att skapa förändring krävs det att ledningen ser en nytta med att ha hållbarare möten.
2. Nulägesmätning. Ta reda på hur möteskulturen ser ut egentligen. Hur tycker medarbetarna att mötena fungerar? Att ifrågasätta gamla rutiner skapar reflektion och ger en gemensamt start inför kommande mötesarbete i organisationen.
3. Gemensamma spelregler. Sätt upp riktlinjer för hur ni vill ha det på era möten – försök sedan att leva efter dem, vilket kan vara en utmaning. Reglerna kan vara bra att ha synliga i mötesrummen för att engagera medarbetarna i processen.
4. Integration i verksamheten. För att lyckas skapa smarta möten behöver man inkludera möteskulturen i kommunikationsplaner, system och rutiner. Det kan exempelvis vara vid mallar för utvecklingssamtal, kommunikation på intranätet, vid rekrytering och introduktioner av nya medarbetare.
5. Kompetensutveckling. För att skapa bra möten behövs en mötesledare som har kompetens att leda möten på ett effektivt sätt.
