När jag ombads att skriva en krönika på temat ”Julfester” öppnade det för många olika vinklar. Vad kan vara intressant för Eventeffects läsare? Ska vi prata om mattrender? Kanske om alkoholen? Lämpliga lokaler? Julig underhållning?
Ganska snart insåg jag att vi väl kan resonera lite kring julfesten ur ett mer övergripande perspektiv. Varför har man en julfest?
Vi eventmakare pratar ju hela tiden om att man ska ha tydliga syften och mål med varje event och att man ska kunna påvisa nyttan av varje genomförande. För att göra det behöver man mäta effekten.
Men låt oss vara ärliga – det är nog ytterst få som mäter effekten av en julfest. Att dagen efter frosseriet i köttbullar och julsnapsar svara på frågor kring hur mycket av en varumärkesambassadör man är – det skulle nog mest få negativ effekt. Kanske är det rimligt att ta ett steg tillbaka och hävda att ”OK – vi mäter inte effekten av julfesten som enskild företeelse”.
Sociala sammankomster för sina medarbetare
I Sverige finns en kultur där de flesta företagen ordnar sociala sammankomster för sina medarbetare då och då. Man gör det som en del i sitt arbete för att få medarbetarna att trivas. Det är ingen som förväntar sig att umgänget i samband med julfesten ska leda till några ”Eureka Moments” där pusselbitarna till slut trillar på plats – utan julfesten har andra värden. Man låter de anställda träffas under trivsamma former som en liten belöning och som en möjlighet att umgås med kollegorna utanför de vanliga ramarna.
Men hur viktig är den där julfesten egentligen då? Är det något man diskar av för att man förväntas ha en julfest – eller ska man tänka ett steg längre? Ja – det ska man.
Ett företag som väljer att aldrig samla personalen för sociala sammanhang har sannolikt prioriterat bort det aktivt och tycker inte det är viktigt att medarbetarna träffas i sådana sammanhang. Ett sådant resonemang kommer åtminstone jag aldrig förstå – men vi lämnar det därhän.
Men de som väljer att samla medarbetarna för till exempel en julfest då – då är det väl en enkel övning att sy ihop något vettigt? Ja – i sak är det ju det. Boka en lokal, beställ käk och boka en DJ. Det blir säkert trevligt.
Fundera på känslan
Eller så tar man ett steg tillbaka, funderar kring hur man vill uppfattas och med vilken känsla medarbetarna ska vakna upp dagen efter. Om man tycker det känns bra att medarbetarna vaknar upp och tänker ”Fasen vad skön vår ledningsgrupp är som krökade ner sig totalt med oss igår” – då är det ganska enkelt att bygga sitt upplägg. Oftast kanske man dock vill att det är något annat medarbetarna ska reflektera över istället. Och då kan det krävas lite mer tankearbete i planeringsfasen.
Gör som med vilket event som helst – fundera i förväg på vad ni vill att medarbetarna ska känna efter eventet. Bygg sedan utefter det. Tillsätt de resurser som behövs för att nå dit. Enkelt!
Just ekonomin är för övrigt fascinerande. När vi drog igång vår verksamhet 1999 var standardsvaret på vad budgeten för julfesten var: ”1000 kronor per person”. I dag, nästan 20 år senare, är svaret på samma fråga ”1000kr per person”.
Vi får ofta frågan om vilka våra största konkurrenter är. Vi brukar då svara att det beror helt på vilken typ av event vi pratar om. När det kommer till julfester kan man lite förenklat säga att bland de större eventbyråerna är det få som gör julfester överhuvudtaget. Man upplever nog att julfester är den skitiga kusinen från landet och inget man vill befatta sig med. Det ser inget bra ut att ena dagen prata strategi med ledningsgruppen och nästa dag prata julbord med festkommittén.
Jag tycker detta är att inte se till kundens bästa. Varför ska man lägga ner sin själ i att den stora kickoffen stöttar strategi och förankrar budskap – men sen strunta i hur varumärket upplevs internt när det vankas julfest? ”Julfester – sånt pysslar inte vi med!” funkar inte i min bok. Det kan mycket väl vara så att julfesten är det viktigaste eventet på hela året – och om du månar om din kund så månar du om alla deras events. Mer julfestproduktion även bland de stora eventbyråerna säger jag!
Praktiskt orienterade tips kring julfesten
Framförhållning: jag skriver dessa rader i mars. Tåget har redan gått för de bästa lokalerna av lite storlek. Om du ska ha en julfest för säg 400 personer och du vill göra detta en ”fredag i mitten av december” – då är du sent ute. Det kommer lösa sig – men varför landa i en lösning som är både sämre och dyrare – bara för att ni är för sent ute? Julfesten ska du boka i januari.
Mat: julbordet har blivit poppis igen. Resonemanget ”Alla äter så himla många julbord ändå” stämmer oftast inte längre. Det är en liten klick på företaget som representerar hejvilt i december – men de flesta av medarbetarna går inte på ett enda julbord. Ge dem gärna den möjligheten.
Dryck: var försiktig med spånken! Julfester kan göra mycket gott för en kultur, men det kan också rasera karriärer. Det finns medarbetare hos er som har alkoholproblem utan att det syns. Ibland vet de inte om det själva. Tänk på det innan ni gödslar på med ett batteri av alkohol. Använd sunt förnuft.
Känsla: om ni har haft ett fantastiskt år och slagit alla rekord – då är det konstigt att boka lunchkrogen runt hörnet och käka libanesisk buffé. Då ska ni nog strunta helt i julfesten istället. Lika självklart ska ni inte spruta champagne på varandra under kristallkronorna om 10% av medarbetarna fått lämna veckan innan.
Med tillönskan om en riktigt God Jul!
Av: Peter Winitsky, vd på Creative Meetings.
