Den vackra höstdagen kan lätt förvandlas till en pinande storm och den sköna vårdagen fyllas av ett intensivt regn.
Vädret har dessutom en stark inverkan på många människors humör och det är definitivt inte ultimat att inleda en konferens med sura miner.
Det är därför jag och många andra jobbar med konferensupplevelser i andra, mer pålitliga klimat. Portugal är ett av dessa ställen. Ett land som erbjuder solglittrande hav, gröna dalar och spännande städer.
Så vad kan ni då göra i mars – maj eller september – november i Portugal som är svårt att genomföra i Borås eller Örebro? Lite längre ner bjuder jag på några inspirerande exempel, men först några tankar om varför ni över huvud taget ska bemöda sig med att vara utomhus. Vad är det för fel på ett fint konferensrum?
Koncentration A och O
Bra anläggningar med funktionella konferensrum är definitivt en viktig del av ett effektivt mötesevent. Vi använder oss av några av de bästa konferenshotellen som Europa har att erbjuda. Det är just kombinationen av inne och ute, formellt och avslappnat, digitalt och analogt som gör en oslagbar helhet. Varför är det så?
Läs mer: Låt smurfarna inspirera dig
För att vi människor ska behålla koncentration och engagemang levande under lång stund krävs stimulans. Vi har väl alla upplevt hur både ögon och hjärna har en tendens att falla ihop efter några timmars föreläsning eller utbildning. Vi är helt enkelt inte skapta för att statiskt sitta och ta emot information under lång tid.
Självklart kan man med lite kreativitet skapa variation även inomhus men det går ändå inte att uppnå samma effekt som att vara ute i naturen, andas frisk luft och möjliggöra en mer avslappnad stämning. Men, tänker du kanske, är det inte väldigt distraherande att ha vacker natur att titta på?
Intressant program
Som i alla sammanhang gäller det att ha ett program som är intressant och anpassat för miljön. Att sitta på stranden och jobba med ett tungt budgetarbete är inte ultimat. Då passar det bättre att lägga det passet i ett teknikutrustat rum på morgonen när alla är pigga efter en energigivande promenad och frukost i morgonsolen.
Efter några timmars intensivt arbete dukar vi upp en picknick-lunch i hotellträdgården för att sen låta alla följa med ut på ett walk & talk längst Atlantkustens imponerande sandstensklippor. Exempelvis kan reflektioner över förmiddagens arbete avhandlas under promenaden samtidigt som det finns tid att njuta av utsikten.
Läs mer: Ny eventteknik på marknaden
Om ni har medarbetare som inte kan promenera så är det perfekt att erbjuda denne tillsammans med en kollega att köra till mötesplatsen i exempelvis en gokart eller golfbil. Det brukar vara uppskattat även med drive & talk.
Workshop på stranden
När gruppen anländer till en vacker strand finns där sittplatser förberedda och en inspirerande föreläsare väntar på att få hålla i en givande workshop på temat ”medarbetarskap”.
Att skapa en ökad gruppkänsla, lära känna varandra som människor och jobba aktivt med företagets mjuka värden är perfekta ämnen för en workshop på stranden. I naturen har vi lättare att lägga bort våra formella roller och bli mer personliga. Miljön inbjuder till samtal och fokus på välmåendesamtidigt som den stimulerar alla våra sinnen. Det kan också vara väldigt befriande att slippa powerpoints och andra digitala hjälpmedel. Det avskalade uppmuntrar till eget engagemang och friare tankar.
Läs mer: TEDx-talks Stockholm släpper årets tema
Fika dukas upp och avnjuts i sanden. För visst är det så att kaffe smakar bättre ute än inne?
Dagen avslutas med en SUP-aktivitet – Stand Up Paddle. En rolig och spännande aktivitet som passar både nybörjare och mer vana vattenmänniskor. För de som inte känner sig bekväma med vatten finns en alternativ aktivitet på land. Detta håller ihop gruppen utan att alla måste göra exakt samma sak.
Tänk inkluderande
När man planerar för aktiviteter är det viktigt att de är inkluderande och inte exkluderande. Har man ett litet team där man vet att alla har träning som ett stort intresse kan man naturligtvis genomföra en tuffare aktivet, men i de flesta personalgrupper finns det många olika personlighetstyper och kanske även funktionshinder som man måste ta hänsyn till.
Då gäller det att ha ett upplägg som passar alla. Vår erfarenhet är att det är betydligt lättare att hitta spännande och roliga upplevelser i ett klimat som tillåter utomhusaktiviteter. Att befinna sig i storslagen natur kan vara en upplevelse i sig, då krävs inte alltid en avancerad aktivitet.
Hur vackert ett vinterlandskap än kan vara, så är det betydligt mer begränsande än 20 graders värme, barmark och sol.
Nu till utlovad inspiration. Här är ett axplock av vad ni kan göra i Portugal ”vintertid” som är svårt att genomföra i Sverige under samma period.
Av: Kinga Lundblad, vd och ägare av Leventa.
