Fram till och med mars 2020 bokades konferenser i olika typer av paketeringar av traditionella bokningsbolag, resebyråer, eventbyråer och online tjänster. Efterfrågan av tjänsterna har sjunkit rejält i pandemin spår, efter ett par riktiga guldår för denna typ av tjänst. Likaså har affärsresandet blivit en het potatis där man nu vågar ifrågasätta resandet på lång sikt, även efter pandemin. Digitala alternativ till att köra en Stockholm T/R över dagen lockar fler, utöver att företagen idag inte ser rimligheten vare sig tidsmässigt eller kostnadsmässigt.

Nu är frågan hur dessa tjänster kommer att bokas och nyttjas post corona?

Det första som påverkar detta är huruvida de befintliga renodlade bokningsbolagen på marknaden idag, såsom Konferenspoolen, Konturkonferens, Bokningsbolaget och Svenska möten kommer ut på andra sidan med verksamheterna i behåll. När efterfrågan sjunker så kraftigt på den enda intäktsström denna typ av bolag har, är slutet nära snabbt och vi ser redan massvarsel och uppsägningar med stor sorg. Nu när pandemin tar ett andra varv i Europa med effekter i Sverige såsom bibehållna restriktioner som påverkar mötesindustrin kan man dessvärre konstatera att vi under 2021 inte sett slutet på vad som närmast kan liknas vid slakt.

Det andra som kan påverka är hur snabbt branschen nu kan ställa om till att möta det gigantiska skutt som de digitala kunderna har tagit på bara 6 månader. Det handlar inte bara om att kompetensutveckla sig inom digitala möten och digital mötesstruktur, utan digitaliseringen tar en ”bredfronts approach” och kommer att kräva att allt digitaliseras fortare än vad vi tidigare trott.

Frågan ställs med jämna mellanrum; Hur kommer det sig att man bokar allt annat idag digitalt men när du ska boka en möteslokal har tiden stått still? Du ska ringa/maila/fylla i ett förfrågningsformulär och vänta på en offert. Det hela bygger på en 9-5 approach där man förutsätter att vi arbetar som vi gjorde förr, dvs. På kontoret, dagtid med möjlighet att avsätta tid för denna typ av administration (ofta skött av en administratör eller assistent). Verkligheten såg inte ut så innan pandemin och det gör den garanterat inte nu eller i framtiden.

Kunderna står startklara, de har kommit över obekvämlighets-zonen gällande digitalisering, och letar med ljus och lykta efter en lösning som möter dem där de är, dvs. i en digitaliserad bokningsprocess utan någon större handpåläggning eller väntetid.

Är det dags för den digitala bokningstjänsten? Allt talar för det.

De tre som har kommit längst på den resan är Meeting package, Timetomeet och Eventlogic. Dessa tre har olika affärsmodeller, baserat på 3 olika delområden av mötesbokning och hantering.

Sitter de på lösningen på alla utmaningar ovan? Nej, men de har kommit en bra bit på vägen, även om även dessa är beroende av att både restriktioner släpps och affärsresandet kommer igång i en någorlunda nivå.

De två förstnämnda av dessa bolag har startat med en digital grundapproach – de försöker inte digitalisera en tidigare analog affärsmodell. För att dra en liknelse till e-handel kan man se på hur Sportamore med tydligt fokus från start tar stora marknadsandelar inom digital sporthandel, samtidigt som Intersport investerar stora pengar och tid i att försöka digitalisera sin traditionella handel och hinna ikapp sin digitala konkurrent. Kry och doktor.se är två andra aktörer som man kan se lyckas med en acceleration i den digitala tjänsten kontra de tjänster den traditionella vårdapparaten lyckats digitalisera, långt senare och påtvingat av en pandemi.

Sistnämnda har sett potentialen i att samla in allt under ett digitalt verktyg, då vi i andra branscher för länge sen slutat med mailslingor, excellistor med gulmarkerade ändringar och ping-pong av uppdaterade filer mellan projektmedlemmar. Kort och gott, dags att komma in i 2000-talet för event & mötesbranschen.

En annan faktor är hur bra dessa bolag är på digital synlighet. En någorlunda färsk siffra pratar om ca 93% av all research börjar med en websökning. Kort och gott: Google is king. Digital marknadsföring blev redan 2016 det största mediet för annonsering, med en tillväxt per år på ca 13%*
Något som gör ovan nämnda bolag unika är deras förmåga att koppla greppet om detta. Från början. Detta är del av deras grund-DNA och inte en del som marknadsavdelningen fokuserar på.

Ytterligare en intressant fråga är att man förstår vikten av att anpassa produkten till att visa tex. tillgänglighet och pris i realtid. Kunden nöjer sig inte längre med ett autosvar: ”Tack för din förfrågan, vi återkommer om ca 1 arbetsdag med offert!”. Nästa generations bokningstjänst måste erbjuda detta, annars blir det bara en digitalisering av en analog produkt, som nämnt ovan!

Här kommer utmaningen; anläggningarna måste anpassa sig till detta. Konferensanläggningar och konferenshotell arbetar med flytande prissättning för mötesaffären på ett sätt som gör det svårare att arbeta med realtidsbokning. Det finns ingen egentlig branschstandard eller branschgemensam statistik att luta sig mot, där motsvarande finns för både resor och logi. Det finns ingen gemensam sammankopplande plattform för att enkelt ladda upp och ner data för att stödja den processen. Vem ska stå för notan av att utveckla, samordna och driva den digitala utvecklingen ihop med dessa aktörer?

För att optimera sin konferensverksamhet som anläggning eller konferenshotell blir ofta mötesaffären en del av den större affären, vilket ofta blir ett manuellt pussel att lägga. Varje förfrågan ska vägas mot ett antal faktorer för att sätta ett pris. Idag sker detta manuellt. Är det dags att väga den modellen mot att släppa på digitaliseringen och därmed möta kunden där hen är?

Hur kommer då vår bransch att se ut i framtiden?

När kommer första upphandlingen av boknings- & möteshantering med 100% digital hantering som skall-krav? Är det den som kommer att tvinga vår bransch att anpassa oss, eller blir det likt många andra branscher de entreprenörsdrivna opportunisterna som ser hålet i marknaden som tvingar oss? Eller blir det helt enkelt en pandemi som tvingar oss till att även i denna bransch göra stora kliv rakt in i digitaliseringen, oavsett hur otäckt och osäkert det ser ut?

Henrik Svensson, Tf vd Conferencia AB (timetomeet.se)

*Källa: LUMA state of digital 2019, investopedia.com