När event och möten digitaliserats i expressfart ritar det om kartan för alla som arrangerar eller arbetar med event och möten. Att kunna delta på distans, gärna som grupp, blir ett hygienkrav. Event och möten kommer också arrangeras parallellt på olika platser, uppkopplade mot varandra, och några bli tittfria. Det är exempel på saker vi mest troligt får uppleva under de kommande åren.

Det här är en andra av tre artiklar som sammanfattar några av de trender som kommande år sätter agendan för event, möten och besöksnäring. Vi inledde med några övergripande spaningar. Denna vecka fokuserar vi på event- och mötestrender, innan vi nästa vecka avslutar med att presentera några hotell-, restaurang-, mat- och dryckestrender.

Få områden och branscher har drabbats så tydligt av pandemin som event och möten. Det kommer med stor sannolikhet också vara en av de branscher som påverkas mest även på längre sikt. Detta beror på att pandemin gjort att möten och event digitaliserats i expressfart. Det som annars skulle ha skett mer utdraget under kanske en tioårsperiod har istället hänt på bara ett år.

Det ritar om kartan för alla oss, på både kund- och leverantörssidan, som arbetar med event och möten. De största skillnaderna blir att majoriteten event och möten blir kortare, med färre på plats fysiskt, och mer genomarbetade.

Vi tror också att det kommer bli ett hygienkrav att kunna delta på distans. Om det gick under pandemin blir det svårt att hitta argument för varför det inte skulle gå efter den. För den som kollar med chefen om man får åka på en konferens eller mässa i en annan stad eller annat land kommer den första motfrågan bli om man inte kan delta på distans. Man kommer inte förvänta sig att det ska vara gratis, men inte heller att det kostar lika mycket som att delta fysiskt.

I den akuta fas vi befunnit oss i och som kommer vara några månader till är det naturligt att fokusera på de hot och utmaningar pandemin innebär och kommer medföra. Men den öppnar också upp en hel del nya möjligheter som den med lite nyfikenhet och kreativitet kan dra nytta av. Framtiden ser hyfsat ljus ut för de som har modet att våga testa och utveckla nya affärsmodeller, produkter och tjänster.

Här följer ett urval av de sextio spaningar som presenteras i vår rapport för 2021.

Nya affärsmodeller, ny teknik, digitaliserings- och hybridtrender

Prenumerera på event, måltider och mycket mer
Både restauranger och besöksmål som Skansen har räddats av att under pandemin erbjuda prenumerationstjänster. De ligger i tiden, är populära och här för att stanna. Mest troligt kommer vi snart kunna prenumerera på serier av event, frukost på kontoret en gång i veckan, mötesrum och kanske hotellrum.

Kontor och mötesrum per timme
När företag drar ner på egna kontorsytor uppstår behov av ytor för arbete och möten på andra platser, nära de egna kontoren eller nära där medarbetarna bor. Det är en möjlighet för hotell och konferensanläggningar att få nya kunder och affärer. Det som krävs är dock att man har modet att ställa om och hyra ut per timme, istället för per dag eller per månad.

Genombrott för ’second screen’
Idag har de flesta minst (ytterligare) en digital pryl till hands, oavsett om de deltar i möten och event på plats eller på distans. Dessa kan fungera som en andraskärm där det visas extra information, fördjupningar, extramaterial eller där man genom omröstningar och annat kan vara med och syra vad som händer ”på scenen”.

Delta på distans i alternativa former
Hittills har de flesta bara erbjudit möjlighet att delta i event och möten på distans digitalt, individuellt sittande vid egen dator. Men fler alternativ är på gång. Det kan vara att delta som fysisk grupp i ett digitalt event, som avatar i en VR-miljö, eller genom en robot som fysiskt kan röra sig runt och till och med mingla på exempelvis en konferens.

Några hundra på plats, tusentals på distans
Många tvekar inför att öppna upp för distansdeltagande, eftersom man tror att de som tidigare varit på plats fysiskt och betalat bra för biljetten ska välja det billigare eller kostnadsfria distansalternativet. De flesta som testat har upplevt motsatsen, att distansdeltagarna är helt nya och många fler. Färska exempel är Bokmässan, Dansbandsveckan och Göteborgs Filmfestival.

Distanstittarpartyn
Tillsammanstittande var en trend vi presenterade redan för tre år sedan. Det handlar om att man samlas hemma eller på lokal för att titta på opera, TED Talks, film, tv-serier eller annat tillsammans med andra. Under pandemin har man inte kunnat ses. Då har det kommit nya tjänster där man skapar virtuella vardagsrum för att titta på film eller tv-serier ihop, under tiden som man kommunicerar via kamera, mick eller chatt. På Herr Omar är vi stolta över att vara först i världen med att lansera watchparties där man kan delta i event tillsammans, utan att behöva vara på samma ställe fysiskt.

Mötes- och konferenstrender

Den digitala smekmånaden är över
I snart ett år har vi stått ut med oförberedda möten, dåliga kameror, kasst ljus, mikrofoner som ger allt annat än ett rent ljud, brist på ledarskap, inga uttalade regler och annat. Det har vi gjort för att vi respekterat att situationen var ny för alla och att restriktioner eller smittorisker inte gav andra alternativ. Nu är det inte nytt längre och snart kan samlas åtminstone några personer för att tillsammans åstadkomma proffsigare möten. Då behöver man vara förberedd på att deltagarna inte längre kommer vara lika förlåtande.

Maten blir tillval (både på plats och på distans), med fler alternativ
Före pandemin erbjöd man mat eller fika till alla, men oftast bara som ett alternativ som alla fick hålla till godo med. Det resulterade bland annat i massor av ätlig mat som kasserades, eftersom många på plats valde bort den. Efter pandemin kommer troligen maten erbjudas som tillval och med fler alternativ. Vi kommer också få se arrangörer som erbjuder måltider som skickas hem till de som deltar på distans.

Regionala hubbar
Istället för att alla ska resa till en och samma destination kommer fler konferenser att delas upp och arrangeras parallellt på olika platser i landet eller världen, uppkopplade mot varandra och med en mix av live, direktsänt och förproducerat innehåll. Destinationer kommer att tävla om att bli regionala hubbar och anläggningar behöver anpassas för att kunna fungera som arenor som kan kopplas upp mot andra på andra platser.

Aktiva konferenser
Om och när vi reser längre och för flera dagar vill vi kombinera det med lokala upplevelser och meningsfulla aktiviteter utanför konferensprogrammet. Det kan handla om att man några timmar per dag går på teoretiska kurser och före och efter lär sig en ny sport, att laga mat, eller skaffar sig en ny hobby. Vad som finns att göra på en plats, mer än att delta i konferensen, kommer därför få allt större betydelse.

Eventtrender

Vissa event kommer arrangeras bara i PR-/marknadsföringssyfte
När Göteborgs Filmfestival arrangerade bioföreställningar med enbart en i publiken kan det knappast ha varit en lönsam affär. Men de helsidor det genererade i New York Times och andra medier kompenserade säkert väl för de höga produktionskostnaderna. Lärdomen är att event inte behöver ha som mål att dra en stor publik eller ge stora biljettintäkter. Event i syfte att enbart få medial, viral eller social uppmärksamhet kommer garanterat bli vanligare.

Soloupplevelser
I förra årets rapport berättade vi om Concert for One, där en container i Boston omvandlades till en teater- och konsertlokal med plats för bara en i publiken. Under pandemin har vi fått se mängder av liknande exempel på soloupplevelser, nu senast med Göteborg Filmfestival som öppnade ett antal solobiografer. Det är bara fantasin som sätter gränser för vad som kan omvandlas till en soloupplevelse.

Poddevent – tittfria event och aktiviteter
Poddar och ljudböcker växte redan innan, och under pandemin har ökningen gått snabbare. En del av förklaringen bakom ljudmediernas popularitet är att man får friheten att göra annat under tiden man lyssnar. När allt fler rapporterar om zoomutmattning kommer delar av eller hela event i poddformat vara en av de saker vi snart får se mer av. Succén för den nya sociala medieplattformen Clubhouse, en hybrid mellan podcastplattform och heta linjen, är ytterligare ett bevis på att tittfria event kommer bli något stort.

Destinationer blir produktions- och inspelningsplatser
Före pandemin var destinationerna upptagna av att räkna delegatdygn och gästnätter. När fler event blir hybrider eller satelliter, med några hundra på plats och tusentals på distans, kommer platsmarknadsföringen i själva eventet bli viktigare. Destinationerna kommer tävla om att få vara platsen ett stort hybridevent sänds från, eller vara regional hubb i ett satellitevent. När storlek på anläggningar och antal hotellrum får mindre betydelse kommer små och mellanstora destinationer kunna vara med och tävla på lika villkor som de stora.

Jag återkommer med fler spaningar och trender om en vecka. Då kommer temat vara hotell-, restaurang-, mat- och dryckestrender.

Av: Jörgen Dyssvold, eventdesigner, mötesproducent och omvärldsbevakare på Herr Omar