Välkommen till Tengboms huvudkontor i Stockholm. Här jobbar du i nära samarbete med ditt team inom Administration, men också med Marknad & Kommunikation, våra chefer och arkitekter. Högst upp i Glashuset vid Slussen, med utsikt över hela stan, sitter vi runt 300 personer i helt nya lokaler.
Om dig
Vi söker dig som vill vara en aktiv del av ett kul team på ett företag i ständig utveckling. Vi tror att du står med fötterna i tre olika världar: Du är en trygg, erfaren och flexibel projektledare, en administratör med engagemang för service, och en kommunikativ relationsbyggare. Därför rör du dig enkelt mellan helikopterperspektiv och detaljnivå, och trivs med att koordinera de olika uppdragen.
Precis som vi är du en prestigelös doer – kreativ, strukturerad och självgående – med förmågan att prioritera och att effektivt få saker ur händerna. Du får energi av att befinna dig i en miljö där du hela tiden utmanas, lär dig nytt och tar del av nya perspektiv. Du står för våra värderingar och vill bidra till det vi gör. För rätt person finns alltid stora utvecklings-möjligheter inom Tengbom.
Om rollen
Tjänsten är fördelad på 60% chefsassistent och 40% eventansvar. Du ingår i ett team om 5 personer och rapporterar till Tengboms Administrativa chef i Stockholm. Vi samarbetar, stöttar och hjälper varandra i arbetsuppgifter och projekt så ofta vi kan.
Som chefsassistent stöttar du en av våra två kontorschefer och flera studiochefer i både stort och smått. I huvudsak administrerar och koordinerar du mötesbokningar, resebokningar, utlägg och ledigheter samt deltar på ledningsgruppsmöten och för protokoll. Du assisterar i olika projekt/workshops och projektleder mindre interna projekt. Därutöver tillkommer lite allt möjligt; att planera avtackningar, beställa luncher, göra inköp och så vidare.
Som eventansvarig kommer du som projektledare att genomföra allt ifrån stora till små event – både interna och externa. Kick-off, AW, sommar- och julfester, seminarier, kundevent, gästföreläsningar, nätverksluncher, studentträffar samt studiomöten är några exempel. Du ansvarar för driften av hela eventet, vilket innebär allt från budgetering, planering och koordinering till genomförande och uppföljning. Du är kontaktperson för leverantörer, lägger beställningar samt är aktiv på eventet och ser till att allt går i lås. Från första förberedelser till genomförande och analys.
Du arbetar ofta i nära samarbete med vårt härliga marknads- och kommunikationsteam, som bland annat ansvarar för innehållet i de flesta av våra event och aktiviteter. I samråd dem upprättar och samordnar du ett årligt kalendarium för externa och interna event. Vi ser gärna att du även är intresserad av att stötta kommunikationen kring event i text, bild eller annat.
- Är en engagerad, proaktiv och snäll person (precis som vi!)
- Ser dig själv som en självgående person som gillar att samskapa i team
- Har relevant eftergymnasial utbildning och erfarenhet
- Är trygg med samtliga delar av Office-paketet
- Uttrycker dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska
- Har ett intresse för arkitektur, design och samhällsutveckling
Urval och intervjuer sker löpande så registrera din ansökan med CV och personligt brev så snart som möjligt, dock senast 15 augusti 2017.
