Plötsligt är vi på en ny plats. Det gamla normala (fysiska möten) återvänder, det nya normala (digitala möten) fortsätter att ta stor plats. Och nu kommer sammansmältningen mellan dessa två, hybridmötet. Ett antal medarbetare ses fysiskt tillsammans med ett antal medarbetare som deltar via länk. Det medför nya utmaningar. För hur ska vi få alla att delta på liknande villkor? Hur ska vi säkra engagemang och involvering hos samtliga deltagare?

Ja, det är väl bara att köra och hoppas på det bästa. Ungefär så har det varit tidigare i den mån hybridmöten ägt rum liksom väldigt ofta nu under pandemin vad gäller digitala möten. Ibland funkar det hyfsat, ibland blir det riktigt dåligt, ibland ganska bra.

Men ska vi nöja oss med det? Med tanke på hur stor plats den digitala delen kommer att ta i den framtid som redan är här är det hög tid att utveckla de pedagogiska och retoriska aspekterna beträffande allting som rör både det renodlat digitala sammanhanget samt hybridmötet. Låt oss inte bara nöja oss med allt bättre teknik. Den i sig skapar inte levande möten. Nej, fram också med de retoriska och pedagogiska uppsåten. Fram med allt det som skapar förutsättningar för energi, engagemang och hög MENTAL mötesnärvaro. Här följer några förslag som det kan löna sig att fundera över!

Praktiska råd och tips rörande teknik:

*Använd en stor skärm för att kunna se alla mötesdeltagare. Använd två om ppt eller andra hjälpmedel ska användas (och så är det ju oftast).

*Se till att tekniken är BRA beträffande ljud och ljus. Motsatsen kan vara enormt tröttande och enerverande.

*Viktigt att de som deltar via länk ser dem som deltar fysiskt. Se till att möblera så att detta är möjligt. Lika viktigt är att de som deltar fysiskt ser länkdeltagarna.

Pedagogik och retorik:

*Utforma en digital mötesetikett för både det renodlat digitala mötet och för hybridmötet. Några tips rörande etikettens innehåll: Alla har kamera på (man sätter sig knappast bakom en gardin på ett fysiskt möte), ingen mjutar (om inte absolut nödvändigt av tekniska skäl eller för att man är tvungen att delta från en icke störningsfri miljö).

Den psykologiska vinsten av det icke-mjutade mötet kan inte överskattas. Alla hamnar i samma digitala rum. Vi kommer så oerhört mycket närmare varandra, slipper trubbighet, filter, stumhet. Den mentala närvaron blir så mycket större hos samtliga deltagare. Tänk så här: iaktta samma beteende på ett digitalt möte/hybrid som på ett fysiskt. (Ingen vispar ihop en smoothie, leker med hunden etc på ett fysiskt möte…)

*När mötet börjar: Värna om incheckningen – börja med dem som deltar per länk så de känner sig omedelbart involverade, låt alla komma till tals. Inga uppsatser, bara några ord. Den positiva psykologiska vinsten blir stor och påverkar den fortsatta möteskvalitén.

*Se genomgående till att SAMTLIGA deltagare är delaktiga och aktiverade. Ett bra sätt att åstadkomma detta är ständigt återkommande reflektionspauser på fyrtiofem till nittio sekunder. Typ: ”hur ska vi se på den här frågan? Fundera självständigt i en minut.” Därefter blir det helt naturligt att tilltala vem som helst av deltagarna. Alla blir alerta samt hundraprocentigt mentalt närvarande.

*Överhuvudtaget: se till att skapa nyfikenhet. Måste ett möte inledas med agenda eller liknande? Ta den efter två till fem minuter Fundera på hur du som mötesledare kan skapa förväntan, koncentration genom variation av mötesuppläggen. När vi som deltagare inte riktigt vet vad som ska hända blir vi alerta.

*Sist men inte minst: Skärp tilltalet! Ännu vassar muntlig kommunikation åstadkommer vi genom medveten artikulation och betoning, medvetenhet kring tempo och pausering, röstläge/volym och gestik. Kom ihåg: det är alltid mycket mer än innehållet i sig som påverkar hur budskap uppfattas och tas emot.

Vad vi säger är viktigt – HUR avgör genomslaget

Av: Per Furumo, Voice and Message AB