Här är åtta frågor som du bör besvara för dig själv innan du bestämmer dig för att köra själv, med egen mötesledning. Om du tänker nej, på något eller några steg så bör du nogsamt överväga att ta in extern moderator, ett proffs, som hjälper dig, före, under och efter.
1. Förberedelser
Har du tid att avsätta några veckors arbetstid för den viktiga planeringen före mötet? Och för större möten – några månaders arbetstid?
2. Talarkontakt
Kan du ta dig tid att söka rätt på och kontakta talare, skapa innehåll och dynamik? Samt förbereda för interaktion och övningar under mötet?
3. Bilder
Är du den som ”styr upp” talarnas bilder så att de är på bästa sätt anpassade till antal, teknik och utrymme i lokalen?
4. Teknik
Är du beredd att vara den som ansvarar för masterfilen, det vill säga ta in bilder, väva in pausmusik, intron och/eller filmklipp i mötet?
5. Lokal
Är du beredd att vara den som kan möblera och anpassa scen samt styra upp ljud och ljus för bästa effekt för både talare och deltagare?
6. Atmosfär
Är du beredd att vara den som kan skapa den rätta atmosfären, som får deltagarna att bara njuta av nyfikenhet inför och under mötet?
7. Tidspolis
Är du beredd att starta mötet på tid, se till att deltagarna till 100 procent sitter redo, att påannonsera och se till att talare och/eller panel håller tiden, starttiden och inte minst sluttiden?
8. Resultat
Är du beredd att ställa krav på att deltagarna ska göra något annorlunda, nytt efter mötet?
Allt detta kan din externe moderator hjälpa dig med, och mer därtill. Visst, ibland kommer moderatorn till dukat bord, men ofta finns utrymme för ett närmare mer fördjupat samarbete. Ett samarbete som underlättar för dig som eventproducent, för din kund och framför allt tar ditt möte till en helt annan nivå.
Av: Lennart Paulsson, grundare av P&P Meetings
