Eventeffects återkommande gästskribent mötesexperten Tommy Brotte skriver i denna krönika om utmaningarna som du som mötesarrangör står inför i höst, och bjuder samtidigt på några konkreta råd.

Coronapandemin till trots, behoven av att samla kraft, hitta riktningar, inspireras, lära nytt, och konsolidera finns där. Kanske är behoven större än någonsin när vi nu är slitna, oroliga och på olika sätt sargade av ett mycket märkligt halvår. Vi människor behöver känna tillhörighet, vi behöver syfte och sammanhang. Kanske har en del av oss redan börjat ifrågasätta vad som verkligen är viktigt för oss. Kanske börjar vi bli tveksamma till allt valet av arbetsgivare eller till vilka varumärken som verkligen betyder något för oss? Kort sagt, för de allra flesta organisationer finns behovet av att samla medarbetare, kunder och partners vid lägerdelden. Och nu är det hög tid.

Dags att logga in?

Låt oss först slå fast. Det fysiska mötet kommer alltid att leva. Det finns möten, sammanhang och utmaningar som ännu inte går att lösa digitalt. Kanske kommer det aldrig att gå. För andra möten och utmaningar är däremot digitala möten och evenemang på många sätt bättre än de fysiska. Och det går att göra fantastiskt mycket mer och mycket bättre digitala möten och konferenser än vad många tror, men det kräver annan planering och andra prioriteringar.

Behovet av att effektivisera, hitta nya format och minska miljöpåverkan har länge funnits där. Men de flesta arrangörer har fram till i mars i år valt att arrangera konferenser på mer eller mindre samma sätt som man alltid har gjort. Inte sällan med ett styvmoderligt förhållningssätt. Jag ser många som slarvar med mål och syften för konferensen, som inte har en genomarbetad dramaturgi, som slarvar med planeringen, som har på tok för mycket presentation och alldeles för lite interaktion och som har för lite respekt för deltagarnas tid och engagemang. Man arrangerar konferenser som inte sällan innebär långa resor och förlorade arbets- och levnadstimmar. Så varför inte passa på att både göra konferensen digital och samtidigt ta tag i tidigare brister?

Den digitala konferensen – ett TV-program eller ett evenemang?

Digitala evenemangs uppbyggnad skiljer sig naturligtvis på samma sätt som hos fysiska evenemang beroende på syfte, mål och förutsättningar. Men gemensamt för alla digitala evenemang är att de kommer att upplevas genom en skärm. Det innebär att dina deltagares hjärnor omedvetet kommer att jämföra evenemanget med annat de tar del av via skärm. Det handlar om sådant som TV-program, TED-Talks och spel. Det innebär att ett bra digitalt evenemang behöver mycket inspiration från TV-världen. Men även med ett bra teknikteam, med bra förberedelser, bra format och mycket annat så kommer det sannolikt att vara svårt att jämföra ditt evenemang med Skavlan, Vinterstudion eller andra etablerade programformat. Det som skiljer digitala evenemang från TV och som är evenemangets möjlighet är att vi kan och bör ha mycket mer interaktivitet i det digitala evenemanget. Det ökar markant dina chanser att fånga och behålla deltagarnas fokus.

Den digitala evenemangsproducentens roll är svårare och viktigare

Man ska inte sticka under stolen med att en digital konferens behöver vara mycket bättre än en fysisk för att den ska uppskattas och fungera. Det digitala formatet är inte förlåtande. här är det ännu viktigare med genomarbetad dramaturgi, med varierande format, med korta och kärnfulla presentationer med snärtiga intervjuer och sannolikt med en TV-van programledare.

Man behöver också ha grundläggande koll på teknik och åtminstone ha beställarkompetens i teamet kring ljud, ljus, kameror, bildproduktion, interaktionsverktyg och olika plattformar, för du behöver sannolikt flera.

Do’s and don’ts

Do’s

Bestäm dig för att köra, evenemang behövs även i digital form
Starta planeringsarbetet i god tid
Ta hjälp av en producent om det är första gången ni gör ett digitalt evenemang
Lägg mycket fokus på dramaturgi och på varierade format
Planera för mycket interaktivitet
Korta och kondensera programmet. Helst inte längre än tre timmar.
Repetera
Välj en TV-van programledare
Ställ om ekonomin. Lokal, mat och transportkostnader minskar. Förberedelser och teknikkostnader ökar.

Don’ts

Bygg inte ditt digitala evenemang på samma sätt som om det hade varit fysiskt
”Filma inte av” ett analogt evenemang och sänd det till deltagare på distans
Lås dig inte vid en teknikplattform, det behövs sannolikt flera
Snåla inte på tekniken. Fungerande teknik är inte en slump
Lämna inget åt slumpen. Detaljplaneringen är avgörande
Var försiktig med hybridevenemang. Att ha några deltagare på plats och andra på distans är mycket svårt. Det går men kräver ännu mer planering och olika tilltal och värdskap till de olika grupperna.

Av: Tommy Brotte, grundare av företaget Interaktiva Möten