De tog hem Stockholmsmässans upphandling med ett affärsvärde om 80 miljoner kronor

Event var något som Tove arbetade med vid sidan av studierna, bland annat på företaget Eventpersonal.se.

– Jag gick på Idrottshögskolan och trodde att jag skulle jobba som hälsopedagog resten av livet, berättar hon.

I samband med att hon tog sin examen drabbades hon av diskbråck som behövde opereras.

– Att vara hemma sjukskriven var inget för mig så jag ringde upp företagets dåvarande ägare och frågade om jag kunde få praktisera hos dem.

Timingen kunde inte varit mer perfekt, där och då började Toves karriär inom bemanning. Nu, 18 år senare, är hon VD på Eventpersonal.se som funnits lite mer än 20 år.

– Vi har alltid sysslat med det vi varit bäst på och låtit bli att springa på bollar där vi inte är allra bäst. Redan från början märkte jag att det fanns ett genuint intresse inom företaget för att både personal och kund skulle vara nöjda, det fanns alltid en tanke bakom rekryteringen. Den röda tråden finns kvar och är en av våra viktigaste styrkor.

Företaget har många internationella kunder varje år som lägger sina kongresser och event i Sverige, de arbetar även mycket direkt mot eventbyråer med att bemanna event och stärka varumärken.

– Just nu är vi ute och informerar om nya parkeringsappar, bjuder på mat i butik och representerar olika sponsorer på större event så som tennisveckan i Båstad, Way out West och mycket mer. Det är både stort och smått, berättar Tove.

Eventpersonal.se har över 70 000 personer i sin personalpool som sträcker sig över hela landet, något som är positivt då de har personal på oerhört många orter, men som också medfört ”angenäma problem”, som Tove lite skämtsamt uttrycker det

– Eftersom vi har så mycket personal i hela Sverige så har vårt största problem alltid varit att vi haft för få jobb att fördela mellan personalen. Vi har alltid haft fullt upp att bemanna de event som kommit till oss och har aldrig tidigare varit ute och sålt in oss. Det har resulterat i att vi inte alltid fått de kunder och event som passat oss bäst, samtidigt som vi inte riktigt haft tiden att uppvakta de kunder vi velat ha och som passat oss bättre, berättar hon.

2011 fick de förfrågan om att bemanna två gigantiska läkarkongresser på Stockholmsmässan via en extern kund till mässan.

– Vi tackade nej eftersom vi ansåg att vi inte kunde göra ett riktigt bra jobb på så kort tid, men kunden stod på sig och tyckte att vi var de mest trovärdiga eftersom vi inte jagade uppdraget. Några veckor senare hade vi bemannat bägge kongresserna med noll procent frånvaro på ungefär 135 personer under fem dagar. Då förstod jag att det här med kongresser och mässor var något för mig och Eventpersonal.se!

Efter kongresserna har Stockholmsmässan hört av sig då och då vid behov av extrapersonal när de behövt stöttning.

– Personligen så är mässans event mina absoluta favoritevent. De är stora, personaltäta och alla arbetar mot ett och samma mål.

Det har varit en dröm för Tove att någon gång få bemanna Stockholmsmässan på heltid, en dröm som nu blivit sann. Eventpersonal.se har nämligen vunnit en upphandling kring bemanningen av all servicepersonal för Stockholmsmässan inomhus.

– Självklart är det riktigt stort för oss. Det innebär ju att vi har en stor, väletablerad och omtyckt kund som grund. Det ger oss en trygghet och framför allt en kontinuitet för personalen.

Plötsligt kan de boka upp personal på mässor och kongresser med lång framförhållning, vilket gör stor skillnad.

– Vi har tid på oss att göra en bra rekrytering och personalen känner att de har tillräckligt med extrajobb för att slippa hoppa runt på flera extrajobb. Dessutom måste vi nu rekrytera fler till vårt kontor. Kunderna har ju varit lite försiktiga efter pandemin och inte riktigt vågat gasa fullt ut. Många av våra kunder har dessutom bytt ledning och är ännu lite vilsna. Därför är det extra kul med Stockholmsmässan som vet vad de gör och som är bra på det de gör. Hela processen känns väldigt trygg och rolig, säger Tove.

Upphandlingen med Stockholmsmässan var Evenpersonal.ses allra första.

– Ja, vi har ju aldrig hunnit vara ute och visa upp oss tidigare. Eftersom Stockholmsmässan hade problem med bemanningen efter pandemin så fick vi komma in och stötta när de stod utan personal, och för att få fortsätta bemanna Stockholmsmässan var vi tvungna att vinna upphandlingen. Det var en riktig press att både leverera personal till hundra procent och ha fokus på upphandlingen. Självklart tog jag hjälp av experter, men det var ändå mycket jobb. Samtidigt som det var väldigt roligt så var det slitsamt, det dröjer nog innan jag är med i en upphandling igen, säger Tove med ett leende på läpparna.

Fokus i uppdraget med Stockholmsmässan kommer att ligga på att finslipa rutiner, och att inte släppa fokus. Tove betonar hur viktigt det är att inte slappna av bara för att de vunnit upphandlingen:

– Vi ska fortsätta göra det vi är bäst på – boka riktigt bra personal och se till att ligga ett steg före hela tiden. Mässan ska känna att de kan slappna av och kunna fokusera på det de är bäst på. Inget får lämnas åt slumpen!

Av: Elin Bisander

---

Underlag för upphandlingen: (saxat från upphandlingsunderlagen från 30/1-2023) 

Beställaren har nyligen övergått från att ha haft en privat majoritetsägare till att nu vara helägt av Stockholms stad. Således lyder man nu under LOU (Lag om offentlig upphandling) och måste därför konkurrensutsätta sina inköp av varor och tjänster enligt gällande lagstiftning. Syftet med att anlita ett externt bemanningsföretag är att skapa en mer flexibel och driftsäker lösning för Beställaren när det gäller sättet att bemanna verksamhetens olika områden.

Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar bemanningstjänster för de av Beställaren definierade områdena som beskrivs närmare under kapitel 6. Med bemanning avses verksamhet där bemanningsföretaget tillhandahåller konsulter för att utföra arbete hos respektive Beställare inom Beställarens verksamhet. Aktuella tjänster avser inhyrning av enstaka eller flera personer vid tillfällen där Beställaren eller extern arrangör anordnar mässor eller andra event inom ramen för Beställarens verksamhet. Beställaren värnar om att skapa och upprätthålla goda relationer med de inhyrda konsulterna. Det är av stor vikt att hitta väl fungerande och stabila samarbetsformer med bemanningsföretag och konsulter. Tillsammans skapas starka relationer och lojalitet till Beställaren.

Beställarens behov har under helåret 2019 motsvarat cirka 45 000 resurstimmar inom de tjänster som denna upphandling omfattar. Timmarna fördelades då med cirka 33 000 Front of House och cirka 15 000 inom yttre logistik. Mer information ges i avsnitt 6.4 Förväntad volym. 1.6 Mål och syfte Beställaren söker flexibla och lösningsorienterade leverantörer som kan tillgodose Beställarens behov av servicepersonal för mässor och events inom de två anbudsområden som upphandlingen omfattar. Målet är att sluta avtal med två leverantörer inom varje anbudsområde för att säkerställa behovet av arbetskraft.