I denna krönika skriver Gunnar Söderberg, föreläsare i engagemang och utbildare i ledarskap och kommunikation om definitionen av möten och betonar vikten av interaktion och deltagande för att skapa meningsfulla möten.

Vad är ett möte? För mig handlar det ordet om att vi är flera som träffas. Att information går fram och tillbaka. Att vi delar med oss och att vi möts – helt enkelt. Jag läser många av andras råd om möten och märker att många av dessa är tips i presentationsteknik. För mig är möten och information både samma sak och inte alls det samma. Att hålla en presentation, informera, vara estradör är en annan uppsättning av färdigheter än ett möte. Rent språkligt märker jag att vi ofta säger möte om informationsdumpar, Låt mig dela med mig av mina tankar om hur vi borde värna om att skilja på möten och information, för att få bättre möten.

Möte är mellan personer och det är vad som stimulerar och berättigar möten. Jag är med alla som vill förhindra möten som är tråkiga. Bästa verktygen för det som jag känner till är interaktion. Att jobba med att mötena är så jämställda som möjligt. Att bjuda in deltagarna till att göra mötet till alla deltagares möte. Det kräver lite egen presentationsteknik, men inte så mycket. Det kräver också lite ramar, kanske någon powerpoint, men än mer att du som är sammankallande är lyhörd. Att leda möte blir mycket mer att fördela ord och skapa engagemang, än att själv stå i centrum.

Visst kan möten ha informationspunkter. Bitar där någon tar ordet och presenterar något. Men jag är det ett möte med en föreläsning där en person håller talan större delen av tiden? För mig som arbetar som föreläsare är det en helt annan sak. Är jag kallad till ett möte så vill jag vara med och bidra. Om det är information som ska ut, utan interaktion, då designar jag det helt annorlunda än ett möte. Sedan kan möten ha informationspunkter, vi kanske turas om att dela information först, för att sedan dela med oss av reflektioner. Tjatar på folk rätt oftast att om de bara vill dela med sig av information är det inte självklart att ett möte är rätt format. Många ska sprida information på andra sätt och värna om att mötet får vara ett rum där vi gemensamt diskuterar informationen.

Skillnaden är vad som blir fokus för mötet. Jag tror att ett möte tjänar på att den som leder mötet främst tränar sin lyhördhet. Att hen blir skarp på att lyssna. Att mötesledaren gärna designar ramen, men bjuder in alla att forma innehållet. På många sätt kanske mycket svårare och en färdighet som är svårt att summera ned i en modell. Men nyckeln till fler lyckade möten och färre möten som handlar om att chefen håller egen låda.

Så vad tror du, ska möte betyda att vi faktiskt möts? Eller ska vi ha ett annat ord för det och möte får fortsätta att för vissa innebära “Jag snackar – ni håller mest käften”. Vill du hjälpa mig att försvara möten från gurus på presentationsteknik som vill berätta hur du håller möten när du själv mest vill prata och styra om så att ordet möte betyder att vi möts! Låt varje möte handla om möten mellan människor!

Av: Gunnar Söderberg