Visit Sweden är i behov av leverantörer som har förmåga och erfarenhet av att kunna förstå omfattningen av och innehållet i Visit Swedens olika event och som kan tillföra ett mervärde. Beställaren vill att leverantören ska vara i framkant när det gäller kreativitet och nytänkande gällande format och utförande för nya typer av event.

RFI står för Request for Information och används av offentliga upphandlare som en del av upphandlingsprocessen. En RFI är ett formellt dokument eller en förfrågan som publiceras av en upphandlande myndighet för att samla in information och få en bättre förståelse för marknaden och de tillgängliga lösningarna innan en formell upphandlingsprocess inleds.

Syftet med en RFI är att skapa öppenhet och ge möjlighet för potentiella leverantörer att ge feedback och information om sina produkter, tjänster eller lösningar. Genom att begära information från marknaden kan upphandlaren få en översikt över vad som finns tillgängligt, vilka tekniska innovationer som kan vara relevanta och vilka företag som kan vara intresserade av att delta i upphandlingen.

RFI Eventbyrå

Visit Sweden (VS) är i behov av leverantörer som har förmåga och erfarenhet av att kunna förstå omfattningen av och innehållet i VS olika event och som kan tillföra ett mervärde. Beställaren vill att leverantören ska vara i framkant när det gäller kreativitet och nytänkande
gällande format och utförande för nya typer av event. Leverantören ska kunna producera fysiska event, digitala event och hybridevent. Eventen kan ha både svenska och utländska deltagare, interna och externa deltagare och kan genomföras både inom- och utomhus. Eventen kommer att utföras såväl/primärt/ i Sverige, men även på någon av VS primära marknader, som exempelvis Tyskland och Nederländerna.

Våra uppdrag kommer att variera i omfattning och innefatta hela eller delar av event. För hela event tar leverantören ansvar för alla delar i eventprocessen, det vill säga planering, genomförande och uppföljning, inklusive uppföljning av budget. För delar av event ska
leverantören kunna ansvara för specifika, utvalda delar i eventproduktionen, som exempelvis rådgivning, tekniska lösningar och/eller eventpersonal. Leverantören ska även kunna ta hand om tjänster av teknisk karaktär, till exempel webbinarier och livestreaming. Uppdraget innebär att leverantören kommer att arbeta med VS interna resurser och ibland även
med VS andra upphandlade leverantörer och/eller samarbetspartner.

Syfte

Syftet med denna RFI är att inhämta information om hur ni som leverantör ser på
Bolagets behov och önskemål inför en kommande upphandling enligt Lagen om offentlig
upphandling (LOU). Informationen som inhämtas enligt denna RFI kommer att användas av
Bolaget för att:

● Få ökad kunskap inom det område och de tjänster som ska upphandlas och därmed minska risken att ställa irrelevanta krav.

● Ge insikt om hur upphandlingen, och i förlängningen uppdragsförfrågningar, bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera. Den information Visit Sweden får in ger Bolaget en bra grund för att definiera det som ska
upphandlas utifrån verksamhetens behov.

Läs hela underlaget här.