Eventplanering innefattar många olika områden som planeras var för sig men som sedan ska fungera tillsammans. Tekniken har sin lista, cateringen sin och projektledaren sin. Kaoset uppstår i många fall i överlämningarna mellan de olika områdena. Inför höstens event är det därför mer användbart att leta efter flaskhalsar och testa möjliga problembitar än att bara införa ännu en checklista.
Bestäm vem som har sista ordet
Ett av de vanligaste problemen på plats är sena idéer. Någon vill flytta tidpunkten på sin programpunkt. Någon vill lägga till något vid entrén. Någon ser en lucka och kommer på att den borde fyllas med ytterligare en aktivitet. Det är därför någon behöver ha mandat att säga nej.
Bestäm i förväg vem som äger körschemat efter en viss tidpunkt. När uppriggandet väl har börjat ska en ändring alltid vägas mot vad den påverkar: teknik, bemanning, skyltning, mat och publikflöde. En liten ändring kan annars skapa fem nya arbetsuppgifter som ingen har tid för eller som krockar med allt annat som behöver rulla på enligt planen.
Logistikmässigt behöver varje leverans ha en adress som faktiskt fungerar för lastning, en tidslucka och ett mobilnummer till en person som är på plats. Märk gärna upp på förhand vad som ska direkt till scen, registrering, garderob och förråd.
Samma princip gäller material som produceras i förväg. Om personaltröjor, skyltar eller giveaways i form av produkter från Medtryck ska användas behöver materialet sorteras efter användningsplats, inte produkttyp. Lägg exempelvis allt som ska till entrén tillsammans. Själva beställningen bör också tidsmässigt ha utrymme för eventuella justeringar.
Bygg en plan som tål förändringar
Att tänka att ni bara kommer att köra på trots regn är ingen riktig väderplan. För ett utomhusmoment behöver ni veta vad regnet faktiskt påverkar. Blir golvet halt? Kan kön stå under tak? Klarar elanslutningarna vädret? Var tar gästerna vägen om en aktivitet måste pausas?
Vind är ofta minst lika besvärligt. En skylt som står stabilt inomhus kan välta utomhus. Lätta dukar, dekorationer och informationsställ behöver testas för den miljö där de ska användas i. Det bör också finnas en tydlig tidpunkt för beslut. Om ett moment måste flyttas in ska det inte avgöras fem minuter efter att regnet börjat.
När det bara är några dagar före eventet brukar det vara mer användbart att gå igenom vad som händer om saker går fel, istället för att ännu en gång bara läsa körschemat från början till slut. Anta att en funktionär blir sjuk. Att första leveransen är 45 minuter sen. Att det regnar. Att talarens dator inte fungerar. Vem agerar, och hur? Det behöver inte finnas en reservlösning för allt, men de viktigaste problemen ska kunna lösas utan att hela planeringen stannar upp.Ändra så lite som möjligt på själva eventmorgonen. Då ska planen redan fungera. Då handlar det om att kontrollera läget. Gå gästernas väg från parkering eller kollektivtrafik hela vägen till rätt plats. Titta på skyltningen som om ni aldrig varit där tidigare. Kontrollera entré, garderob och nödvändiga passager innan deltagarna kommer. Samla sedan teamet för en kort genomgång för att se till att alla har koll på dagens tider, vem som fattar beslut och var reservmaterialet finns.
Ett välplanerat event känns ofta lugnt just för att mycket redan har gått fel i teorin och planeringen, innan gästerna är på plats.
