Många konferenser som arrangeras, baseras på ett upplägg där passen är mellan 30 och 40 minuter långa. För att lyfta konferensen tar arrangören in ett eller flera påkostade inslag, ofta i form av namnkunniga föreläsare. Det är också vanligt att en paneldebatt läggs in i programmet samt att en moderator får ansvar för att navigera deltagarna mellan de olika passen.
Innehållet viktigaste för en lyckad konferens
Jag tycker att vi måste sluta hoppas när vi planerar konferenser. Som arrangör kan vi inte hoppas att en namnkunnig föreläsare lyfter konferensen, att en moderator lyckas navigera rätt mellan de olika passen och att en paneldebatt bryter av upplägget på ett bra sätt. Hoppas vi för mycket på att någon annan ska skapa ett intressant innehåll, är risken stor att slutresultatet blir lidande.
När det kommer till kommunikation i dag, är det a och o att skapa ett kommunicerande och intressant innehåll. Vad som kommuniceras externt i reklam och PR-kampanjer planeras in i minsta detalj och förankras i strategiskt. Tyvärr släpar en del organisationer efter, när de genomför konferenser och kundaktiviteter. Lokal, middag och färg på servetterna blir viktigare än innehållet. Det tycker jag är fel.
Börja med innehållet
Ett första rekommendation blir därför att alltid starta arbetet med att planera innehållet för konferensen. Vad är syftet med konferensen? Hur ser målgruppen ut? Vad vill ni att deltagarna tar med sig? Hur kopplar vi ihop innehållet med det strategiska arbetet? Hur bidrar de olika delarna till fylla konferensens syfte i stort?
I en sammanställning av svaren på dessa frågor finns det en bra utgångspunkt för det fortsatta planeringsarbetet. De som lyckas bäst med sina konferenser vrider och vänder på dessa frågor, även under det fortsatta planeringsarbetet för att få ihop de olika delarna och hur de bidrar till en intressant konferens i helhet.
En konferens med ett genomarbetat innehåll erbjuder oerhörda möjligheter att bygga starka relationer med kunder och medarbetare. Med tanke på alla miljarder kronor som satsas och alla de arbetstimmar som investeras, måste vi verkligen se till att ta tillvara dessa möjligheter.
Av: Ola Johnsson
Ola Johnsson är återkommande gästskribent på Eventeffect. Hans artiklar handlar om hur vi får ut mer av de miljarder kronor som årligen investeras i konferenser och kundaktiviteter, men även i utbildningar, workshops och föreläsningar.
