Interna och externa möten kommer som en naturlig del av i stort sett vilket jobb som helst, oavsett var du jobbar och vad du jobbar med. De flesta har någon gång upplevt det där supermötet när allt känns toppen, meningsfullt och du efteråt vetat exakt vad du ska göra till nästa gång ni ses. Samtidigt vågar jag påstå att ännu fler upplevt möten, i värsta fall hela dagar, där de undrat varför de faktiskt sitter kvar istället för att helt enkelt resa sig upp och gå.
Min tro är att alla egentligen vet hur de ska skapa riktigt bra mötes- och konferensupplevelser. Men i vår iver att vara så effektiva och smarta som möjligt och nyttja tiden tillsammans, så är det tyvärr lätt att glömma allt vi egentligen vet när vi med skohorn försöker pressa in ”bara en grej till”. Och vips har vi förvandlat något riktigt bra till något precis tvärtemot allt vi vet, förstår och kan.
Jag vill gärna påminna om sju handfasta och enkla mötesnycklar. Nycklar som om du frågar mig, kan vara avgörande framgångsfaktorer för att skapa effektiva, meningsfulla och aktiva möten.
1. Rätt deltagare på rätt plats och i rätt tid.
För att mötet ska kunna genomföras på ett effektivt och meningsfullt sätt är det förstås avgörande att kvalitetssäkra att man har rätt deltagare med hög kompetens inom området. Det är också viktigt att deltagarna är i tid. Det kan tyckas vara en hygienfaktor, men det fungerar emellanåt sådär, vilket är respektlöst och resursslöseri. Särskilt om det är mötesledaren eller ledningen som slirar med närvaro och tid.
2. Fysisk närvaro och mental närvaro.
Att kvalitetssäkra deltagarnas fysiska närvaro är lätt. Men den mentala närvaron och mötets möjlighet till ”Brain picking”? Konkurrensen om mötesdeltagarnas uppmärksamhet, oavsett om det är en spännande konferens med flera deltagare eller ett internt veckomöte, är mördande. Det brukar sägas att vår koncentrationsförmåga påminner om en Labradorvalps. Om vi exempelvis gör som ungdomarna, tittar på mobilen 150 gånger om dagen, så är det ungefär var tredje var fjärde minut under en arbetsdag. Hjärnforskarna hävdar att det tar 20 till 25 minuter att återfå koncentrationen efter ett avbrott. Hur går det då med den mentala närvaron under mötet?
3. Intention – syftet med mötet?
Den här punkten är det många som glömmer i effektivitetsivern. Varför hålls mötet överhuvudtaget? På vilket sätt är det viktigt för att verksamheten ska utvecklas? Vad ska mötesdeltagarna ha uppnått när mötet är avklarat? Det är lätt att direkt hamna i allt som ska göras, utan att samtliga har klart för sig varför det ska göras.
4. Brainstorm – kreativ process för minst tre alternativa sätt att ta till vara mötesintentionen.
Utifrån mötesintentionen, hur ska man säkerställa att den uppnås på bästa möjliga sätt? En inledande kreativ process där minst tre alternativ vaskas fram säkerställer att mötesintentionen tas till vara på bästa möjliga sätt.
5. Beslut – ansvar.
Under mötet ska ett antal beslut fattas, ofta med en tillhörande tid och åtgärdsplan. Vem får ansvaret? Vem accepterar ansvaret och tar på sig att utföra det som beslutats?
6. Ekologicheck – ja eller nej-signaler.
Innan mötet avslutas är det viktigt att deltagarna har möjlighet att komma med eventuella invändningar kring det som tagits upp eller inte tagits upp under mötet. Obehandlade invändningar/förslag till förbättringar riskerar resultera i att beslut inte genomförs och ansvar inte tas till nästa möte.
7. Uppmuntra och skapa utrymme för fysisk aktivitet.
Kommer du ihåg ”Asstitude”? När träsmaken slagit till har hjärnan redan checkat ut och börjat tänka på annat? Forskning visar att vi minns 80 procent mer av det som sägs under de första 20 minuterna av en föreläsning eller presentation. Därför är det viktigt att uppmuntra till och skapa förutsättningar för planerade och spontana fysiska aktiviteter och rörelser under mötet eller konferensen. Planera för en lokal där deltagare med behov av rörelse för att kunna tänka, ta emot och integrera information och kunskap kan resa sig, stå, gå och göra rörelser kan göra det utan att känna att de stör andra deltagare.
Berätta gärna hur det går med planeringen och genomförandet och lycka till med nästa möte eller konferens!
Av: Torgny Steen
Vill du läsa fler tipsartiklar av Torgny Steen? Se här: ”Låt inte ”Asstitude” ruinera ditt företags möten och konferenser”
