Krister AnderssonFör en kongressarrangör är den digitala infrastrukturen en allt viktigare del av genomförandet. Nordic Congress hanterar varje år stora mängder registreringar, betalningar, fakturor och deltagarkommunikation för uppdragsgivare inom bland annat universitet, offentlig verksamhet, organisationer och yrkesföreningar.
Nu tar bolaget nästa steg genom att gå över till Invajo som ny eventplattform.
– Vi vill ligga långt fram i hur vi bygger den digitala deltagarresan. Det ska vara enkelt att anmäla sig, enkelt för våra kunder att följa sina projekt och effektivt för oss att administrera. Med Invajo får vi en modern plattform och betydligt bättre möjligheter att fortsätta utveckla våra arbetssätt, säger Krister Andersson, vd på Nordic Congress.
Ska knyta ihop fler delar
En viktig del i satsningen är att skapa mer sammanhängande flöden mellan registrering, betalning, fakturering och ekonomisk uppföljning.
För vetenskapliga kongresser finns dessutom behov av att hantera fler delar av processen, exempelvis abstracts, granskning, program och kommunikation, tillsammans med den ordinarie deltagaradministrationen.
– Tekniken ska helst inte märkas – den ska bara fungera. Våra kunder ska kunna fokusera på innehållet och deltagarna, medan vi ser till att administrationen, ekonomin och de digitala flödena hänger ihop, säger Krister Andersson.
Invajo kommer att arbeta tillsammans med Nordic Congress både under införandet och i den fortsatta utvecklingen av bolagets digitala arbetssätt.
– Vi är väldigt glada och stolta över att Nordic Congress väljer Invajo. De har både den erfarenhet och den specialistkompetens som krävs för att genomföra komplexa kongresser och konferenser. Det ställer höga krav på den digitala plattformen och är precis den typ av verksamhet som Invajo är utvecklat för att stödja, säger Emma Ödqvist, vd på Invajo.
Från enskilda event till långsiktiga samarbeten
Plattformsbytet är också en del av en större utveckling hos Nordic Congress. Företaget arbetar i allt högre grad som långsiktig kongresspartner, snarare än enbart som leverantör för ett enskilt arrangemang.
För återkommande kongresser innebär det att kunskap, struktur och arbetssätt kan tas vidare och utvecklas mellan genomförandena. Det ställer samtidigt högre krav på de digitala systemen.
– När våra uppdrag växer och blir mer långsiktiga behöver även våra system kunna växa med oss. Vi ska kunna hantera både den mindre konferensen och den stora internationella kongressen på ett effektivt sätt. Det här ger oss en starkare digital grund för de kommande åren, säger Krister Andersson.
Även Invajo beskriver samarbetet som mer långsiktigt än en traditionell teknikleverans.
– Vår ambition är att vara en långsiktig partner som tillsammans med Nordic Congress utvecklar smartare arbetsflöden och ännu bättre deltagarupplevelser. Vi ser verkligen fram emot samarbetet och allt vi kommer att kunna skapa tillsammans, säger Emma Ödqvist.
Övergången till Invajo sker successivt under hösten 2026.
