Upphandlande enhet är Domstolsverket Upphandling. Sista anbudsdag är 22 december 2017.
Beskrivning av arrangemanget
Arrangemang: Storkonferens 2018
Tider: 19 oktober 2018
Plats: Stockholm
Måltider: Förmiddagskaffe, lunch och eftermiddagskaffe samt middag på kvällen
Antal deltagare: ca 1000
Konferensanläggning
Konferensanläggningen är upphandlad och finns i centrala Stockholm.
Registrering av deltagarna vid ankomst till konferensen sker av Domstolsverkets personal.
Uppdragsbeskrivning
Uppdraget innebär ansvar i nedan specificerade delar för genomförande av
Storkonferens 2018 som ska äga rum i centrala Stockholm.
Uppdraget avser hjälp med att:
* Ta emot anmälningar och eventuella ändringar/avbokningar
* Utforma elektroniska anmälningsformulär i samråd med beställare
* Skicka bekräftelse på anmälan till deltagarna och förmedla eventuell annan tillkommande information
Bekräftelsen ska innehålla en unik QR-kod eller likvärdigt per deltagare
* Domstolsverkets personal sköter inpassering. Hårdvara samt mjukvara för skanning av QR-kod eller likvärdigt ska tillhandahållas av leverantör. Mjukvaran ska utifrån deltagarlistan möjliggöra att i realtid se vilka deltagare som ankommit till evenemanget
* Hantera administration av sena anmälningar, specialkoster och andra önskemål från deltagarna och föreläsare
* Skicka påminnelse till deltagare och föreläsare
* Regelbundet informera beställaren om deltagarantal, bokningar etc.
* Ta fram aktuella deltagarlistor utformade efter beställarens önskemål (exempelvis listor över deltagare per seminarium)
* Ta fram och tillhandahålla namnbrickor, för identifiering av deltagare, tillika individuella program
Registrera anmälningar enligt beställarens önskemål, exempelvis med uppgifter om och val av parallella seminarier.
* Hjälpa till med administration kring hotellbokningar när hotellrum ska bokas/fördelas.
* Hantera utvärdering efter genomförd konferens. IT stödet för konferensen bör vara utformat så att statistik och uppföljning lätt kan tas fram.
* För uppföljning/utvärdering kommer Domstolsverket göra en enkät som via antagen leverantör skickas ut till deltagarna. Enkätsvaren ska sedan sammanställas av densamme. Pris för uppföljning/utvärdering ska ingå i offererat pris.
Kontakt
Jenny Lilja
E-post: [email protected]
Läs mer om upphandlingen och hämta upphandlingsdokumenten här.
