Robot Event: Så arrangerade vi Sveriges största interna företagsevent 2018

Robot Event fick uppdraget att genomföra en konferens för 2 500 deltagare med bankettmiddag, prisutdelningar samt underhållning på kvällen. Men när det bara var två månader kvar till eventet fick eventbolaget veta att det skulle bli en dramatisk scenförändring.

Kunden önskade då ha konferens och kvällsevenemang på en och samma dag med plats för 3 600 personer. Det innebar att Robot Event, som hade bokat en Nacka Strand för 2 500 personer, snabbt var tvungen att hitta en större lokal som rymde fler människor. Valet föll då på Stockholmsmässan.

Hur tacklade ni den utmaningen?

– Kundens förfrågan och accept förändrades drastiskt, vilket gjorde att vi fick tänka till rejält. Till exempel tillsatte vi en projektgrupp med tydligt ansvar och stolpade upp för vilka områden som kunden själv ansvarade för. Det blev också viktigt att fastslå tidsplan med tydliga deadlines och vilka åtgärder som skulle tas om delmålen inte kunde uppnås. Vi fick snabbt fastslå tema och vilket budskap som företaget ville nå ut med till sina medarbetare, berättar Bo Löwstedt, producent och partner på Robot Event och fortsätter:

– Vi ställde oss frågorna: Hur genomför man en dagkonferens med nära 3 600 deltagare, som ska ha fyra huvudteman där deltagarna varierar i ålder mellan 20 och 65 år och har väldigt olika yrkesroller; där dessutom fler än hälften är ovana konferensdeltagare? Hur hanterar man en konferens när fyra grupper om minst 850 personer ska byta konferenssal och ha fikapauser och lunch samtidigt? Hur skapar man konferensinnehåll som passar alla? Hur förflyttar man 3 600 personer till evenemangsplatserna utan problem? Hur säkrar man upp eventuella olyckor eller sjukdomsfall?

Arbetade med färgkoder

Några lösningar under eventet blev att arbeta med tydliga färgkoder. Alla namnbrickor hade en färg för att deltagarna skulle få en grupptillhörighet. Salarna och entrémonitorerna skiftade rubrik och färgkod allt eftersom programmet och tiden rullade på. Gruppledare med färgade ballonger knutna i midjan tog täten mot nästa sal.

– Trots att alla deltagarna i stort sett möttes hela tiden på stora ytor, så fungerade modellen perfekt och alla konferenser startade punktligt, säger Bo Löwstedt.

I slutet av konferensen samlade Robot Event alla deltagarna. De genomförde då en linedance tillsammans. Efter detta dök ett gäng varietéartister och magiker upp på scenen i konferensarenan för att ge en aptitretare. Detta fick alla deltagarna att förflytta sig och hänga med ut mot garderoben.

En stund senare började festen – det strömmade musik från festområdet, varietéartisterna dök upp igen och festområdet med cirkus- och festplatstema öppnade upp med 45 minuters mingel, bubbel och festspel.

Sedan drogs ridåerna upp och alla gled in till bankettsalen för flera timmars sittning med uppträdanden, awards och konfetti.

Hur såg projektteamet ut?

– Projektteamet bestod av sju personer från kundens organisation och två från oss. Sedan var det femton guider/värdar/värdinnor. Det var 25 personer som stod för tekniken i form av ljud, ljus, film, AV och fotografering. Vi hade 22 personer som stod för underhållning och aktivering på eventet och 14 som arbetade med säkerhet och sjukvård. Sedan hade vi 250 personer som arbetade med catering och restaurang, säger Bo Löwstedt.

Hade ni några utmaningar som du tycker ni löste extra bra?

– Vi säkerställde transportlogistiken bra. En tredjedel av deltagarna reste med bussar i linjetrafik, en tredjedel med linje- och extrainsatta pendeltåg och en tredjedel med egen bil. Sammanlagt anlände 3 600 deltagare inom loppet av 45 minuter. Vi löste också flödet under dag och kväll i arenan bra. Sedan var vår idé för kvällens underhållning med husband och soloartister och vd:ns slow jam en riktig hit, berättar Bo Löwstedt.

Var gästerna nöjda med eventet?

– Utan att gå in i detalj på kundens interna utvärdering, så blev summan av alla deltagares resultat 4,5 på en 5-gradig skala, säger Bo Löwstedt.