Heléne arvidsson vd på gr8 meetingsMötesanläggningar har allt att vinna på att bli professionella rådgivare på möten.
I samband med coronakrisen och dess restriktioner kring att mötas fysiskt har de digitala mötena exploderat. Just nu har vi inget alternativ till att mötas digitalt. Det positiva med det är att de flesta av oss lär oss en massa kring hur vi kan mötas digitalt på bästa sätt. Frågorna runt om i mötesbranschen är många kring huruvida detta är ett paradigmskifte. Kommer de fysiska mötena försvinna? Behöver mötesanläggningar kunna erbjuda digitala mötesmöjligheter? Vilka tekniska lösningar ska erbjudas?
Spekulationerna och svaren kring dessa frågor och många därtill är jag övertygad om kommer att vändas och vridas på i de flesta verksamheter och forum under kommande framtid. Jag tror ingen i dagsläget sitter på ett klockrent svar på frågorna, men jag har dock en övertygelse om att mötesbranschen har en möjlighet att skapa tillväxt genom att agera som professionella rådgivare för möten.
Undersökningar visar att många möten saknar syfte och mål, och mötesdeltagare upplever i stor utsträckning möten som ineffektiv tid. Detta är inte så konstigt då få chefer och ledare har utbildning i möteskunskap/mötesledning. Dessa mediokra möten blir i en digital miljö klart sämre. Vi kommer i det fysiska rummet trots allt undan med en hel del som avslöjas direkt i de digitala mötena. En viktig sak i det fysiska rummet är den tysta kunskapsöverföringen som sker, den energi vi får och hur vi mycket lättare kan läsa varandras kroppsspråk.
Är det nåt jag är säker på så är det att många runt om i våra organisationer längtar tills när vi kan ses fysiskt i våra möten igen. Kanske kommer vi behålla fler digitala möten, men behovet att ses fysiskt kommer finnas där. En positiv uppsida kan bli att när vi väl ses fysiskt blir vi mer benägna att verkligen ha kvalitet på våra möten.
Vi ser en trend är att allt fler organisationer aktivt vill förbättra sina möten som med denna kris kommer leda till att vi ännu mer förstår och värdesätter effektfulla möten. Detta ställer högre krav på våra mötesanläggningar och ger en möjlighet att kunna bidra med kunskap kring hur kunderna kan få bättre effekt av sina möten.
Mötespersonal, bokare och säljare på mötesanläggningar saknar ofta utbildning inom mötes- och mötesrumskunskap. För att möta kundernas allt högre krav, krävs att man har betydligt mer kunskap än kunden. Vi är duktiga på logistik, mat och service, att lyssna och ge kunden det den vill ha. Det kan jämställas med att vara en ordermottagare. Med rätt kunskap kan mötesanläggningarna bli mer värdeskapande för sina kunder genom att agera som professionella rådgivare.
Vi har i Sverige ett bra exempel på ett företag som gjort den resan, att gå från ordermottagare till att bli som vi upplever riktigt bra rådgivare och det är Systembolaget.
Jag hade förmånen som ansvarig för Scandic Triangeln under fem år att bygga på vår kunskap om effektfulla möten där vi kunde stötta och hjälpa våra kunder få ut det mesta och bästa av deras möten. Resultatet blev att vi stärkte våra kundrelationer, fick nöjdare gäster, vi hade roligare och kände mer mening i vårt arbete. Det stärkte även betalningsviljan hos våra kunder. Kunderna älskade att vi var intresserade av deras möten och vår roll som professionella rådgivare på möten var verkligen uppskattad.
I denna längtan om att åter få ta hand om alla kunder/gäster och deras möten, finns kanske tid att fylla på kunskap och ställa om så att mötesanläggningar kan bidra till de bästa fysiska mötena Sverige någonsin upplevt?
Som grädde på moset bidrar denna kunskap till bättre interna möten på våra mötesanläggningar som få är immuna mot i dagsläget.
Av: Heléne Arvidsson, vd gr8 meetings
