Digitala möten och hybridformer har fått en stark utveckling. Radissson Hotels har i rapporten A Roadmap for Recovery and Beyond undersökt synen på hybridmötet. Slutsatsen är att hybridmötet är här för att stanna.
Redan för ett år sedan såg man på Radisson Hotels hur pandemin påverkade sättet möten och konferenser genomfördes. Med utgångspunkt i frågan ”Hur kan vi på bästa sätt fortsätta hålla möten?” startade en brant utvecklingskurva för den hybrida mötesvärlden.
För att undersöka hur mötesplanerare såg på digitala möten skickade Radisson ut en enkät där man undersökte synen på hybridmöten. 700 deltagare från 12 länder svarade på frågor om planering och genomförande samt möjligheter och utmaningar med det digitala mötet. Detta resulterade i rapporten A Roadmap for Recovery and Beyond.
Målet är att skapa ett forum för att våga ta första steget till att mötas. Hur ska möten utformas framöver och vilket utbud av möten behövs? Kort sagt, vilka framtida behov ser man i branschen?
– Det handlar om co-creation, säger Johanna Wessman Fresnel, ansvarig för möten och event för Radisson i Norden och de baltiska länderna. Man måste lära sig tillsammans, det är en ny arena för oss alla: för mötesbokare, eventbyråer, men även för teknikleverantörer. Det finns inte samma lösning som passar alla möten utan vi befinner oss i en kontinuerlig utvecklingskurva.
Hybridmötet kräver fokus på interaktivitet
Hybridmötet erbjuder en rad möjligheter. Nästan 7 av 10 ser att hybridmötet innebär att man kan attrahera fler deltagare. Med en ökad tillgång och tillgänglighet, ökar också konkurrensen och därmed kraven på kvalitet. När deltagare inte behöver begränsa sig till geografiska områden blir valmöjligheten större.
I rapporten ser man även att hybridmötet aktualiserar behovet av interaktivitet på ett annat sätt än tidigare. Ungefär hälften av deltagarna i studien menar att tillgång till teknik som möjliggör interaktivitet är avgörande för att skapa en ideal mötesmiljö.
Johanna menar att det finns många sätt att öka graden av interaktivitet under ett möte.
– Det är viktigt att använda och planera för interaktiva element i själva mötesupplägget, säger Johanna. Man behöver korta ner innehållet, lägga till en quiz, aktiv chatt funktion eller en undersökning kring ämnet, så att deltagarna blir alerta. Man kan fortfarande be deltagare att använda papper och penna, att skriva ner någonting.
Hon fortsätter med en kommentar om den teknik som finns att tillgå:
– När det gäller mindre möten och de plattformar som finns idag så möjliggör de interaktivitet i högre utsträckning än tidigare. Exempelvis genom breakout rooms och polls, men även nya typer av emojis för att öka engagemanget på ett roligt sätt.
Permanenta förändringar och uppdämt behov av att mötas väntas framöver
Hälften av de som svarade på enkäten menar att förändringarna och skiftet till hybridmöten är permanenta. Hybridmötet är här för att stanna.
Samtidigt bedömer Radisson att det finns ett uppdämt behov av att träffas i fysiska möten framöver och man har redan kö på vissa datum till hösten.
– Den sociala delen i mötet kommer att få stort fokus, åtminstone under första delen efter pandemin, säger Johanna. Mingel och lunchpauser kanske kommer bli längre, vi kommer se fler after works, middagar och även team-aktiviteter.
– Man måste komma ihåg att allt handlar inte om teknik – allt handlar om mötet, avslutar Johanna.