Varje dag läser vi om hur teknikutvecklingen går framåt i rasande takt och hur den påverkar våra liv på olika sätt. Möten och konferenser påverkas givetvis också, men i många avseenden har teknikadaptionen gått långsammare här än i andra sammanhang. Många pratar om virtual reality och augmented reality som kommer få oss att både resa i tid och rum och ge oss förstärkta upplevelser på olika sätt. Men tekniken är ännu inte tillräckligt bra och framför allt inte tillräckligt kostnadseffektiv. Nedan kommer därför några tips på lösningar som ligger i tiden och redan klarat av sina barnsjukdomar, och som i många fall kostar en bråkdel av vad motsvarande teknik kostade för bara några år sedan.
1. Mötesappar – från passiv publik till aktiva deltagare
En modern mötesapp är i dag enkel och rolig att använda, både för deltagare och arrangör. I en mötesapp ryms all information som deltagare behöver före, under och efter konferensen. Här finns möjlighet att ha deltagarförteckning, kontaktuppgifter, praktisk information, minnesanteckningar, fördjupningsmaterial och mycket mer. Men framför allt finns möjlighet till interaktion. Deltagarna blir inte längre en passiv publik, de blir istället aktiva deltagare som förstår, minns och gör mer efter mötet. I dag kan du ställa olika krav på en mötesapp, du ska exempelvis kunna segmentera deltagare och interagera med dem på olika sätt även efter evenemanget.
Tänk på att du får störst effekt av mötesappen om du planerar för en stor del interaktivitet i ditt program.
2. Catchbox – Kastbar mikrofon för aktivt deltagande
Ett roligt sätt att engagera sina deltagare och samtidigt slippa värdar och värdinnor som lite lagomt försent, springer runt med handmikrofoner bland deltagarna, är Catchbox. En högkvalitativ mikrofon inkapslad i en snygg och färgglad kvadrat av skumgummi tillför både engagemang och fysisk aktivitet. Deltagarna kastar mikrofonerna till varandra. Det ska vara kul att delta i möten.
Tänk på att ha en ljudtekniker på plats som ser till att tekniken fungerar och som anpassar volymen efter olika deltagares röstresurser och mikrofonvana.
3. Hybridmöten – Nå fler, när ni ändå lagt ut mycket resurser
I dag har streamingtjänster och filmskapande blivit både så pass bra och billigt att det kan användas för allt fler evenemang. Varför inte bjuda in deltagare till ditt möte även om de inte kan resa dit rent fysiskt? En del har varit oroliga att antalet fysiska deltagare ska bli färre om man strömmar mötet till fler, men undersökningar visar det motsatta. Angelägenheten och intresset för möten ökar, och man har i de flesta fall fler deltagare både live och via digitala medier.
4. Watchout – bildlig bildning
Wacthout erbjuder möjligheten att sömlöst projicera video över stora bildskärmar, flera skärmar eller kompletta 360 grader projektioner. Med watchout kan du skapa digitala miljöer, bildmässiga sammanhang eller använda alla fyra väggar i ett rum för en interaktiv scenarioplanering. Varför inte använda väggarna som spelplan och låta både deltagare och föreläsare förflytta sig genom fyra årstider när vi tittar tillbaka på året som gått?
Tänk på att även om denna teknik blivit billigare,, så krävs det fortfarande en hel del av produktionen. En del konferensanläggningar är bättre förberedda för watchout, vilket kan öka både upplevelsen och sänka kostnaderna.
5. Filmatiserad dokumentation – återupplev eventen och sprid dem till fler
I dag har allt från kameror till studioteknik blivit mycket billigare. Distributionen av den här typen av film har också på många sätt förflyttats till sociala medier med visning huvudsakligen på mobiltelefoner och små skärmar. Det gör att att kraven för många filmproduktioner har luckrats upp. Det är ofta viktigare att snabbt berätta en bra historia än att den som filmas är perfekt ljussatt. Så varför inte fråga efter en offert på en dokumentationsfilm från en leverantörer av filmer för sociala medier nästa gång du planerar ett event?
Tänk på att du innan eventet och beställningen av filmen, har en tydlig bild av hur filmen ska användas. Vilken eller vilka målgrupper riktar du dig till? I vilka kanaler kommer du att distribuera den? Hur länge kan du fånga målgruppens uppmärksamhet för just det här budskapet?
Av: Tommy Brotte