På bilden: Mattias ThunholmHallå där… Mattias Thunholm, projektledare på Hansa event. För Eventeffect berättar han om en konferens som de genomförde på Gotland.
– Vi gjorde Gotland i vinterskrud till en magisk upplevelse för en konferensgrupp på cirka 50 personer med deltagare från hela Norden, säger Mattias Thunholm och fortsätter:
– Deltagarna anlände till Visby en torsdagseftermiddag i januari och tog en kort promenad till hotellet för välkomstfika och därefter några timmars konferens. Kvällen avslutades med spa och middag på hotellet.
Middag i Visbys vackraste medeltida källare
På fredagen hade gruppen en heldag med egen konferens innan dagen avslutades med middag framför den öppna brasan i Visbys vackraste medeltida källare. Lördagen var den stora aktivitetsdagen.
– Bussen och våra personliga värdar hämtade deltagarna utanför hotellet och sedan gick resan tvärs över Gotland till östra Gotland för att smaka, Gotlandsdrikke, vår egen öl, berättar Mattias och fortsätter:
– Sedan fick de träffa lammbonden, klappa de nyfödda lammungarna och vandra längs stränder och raukfält innan lunch serverades på Smakrike i Ljugarn.
Uppträdande i Så mycket bättre-ladan
Efter lunch rullade bussen vidare söder ut och här började man gruppvis förbereda kvällens uppträdande i ”Så mycket bättre”-anda.
Väl framme i Burgsvik väntade ett uppfriskande landsbygds-spa med bastu och bad, visserligen i ett kallt, men härligt klart hav, direkt utanför bastun.
– Här fanns tid för mer förberedande inför kvällens uppträdande, samtidigt som man kunde njuta av en öl eller ett glas vin i tornet, säger Mattias och fortsätter:
– När alla var redo var det dags att ta sig till Grå Gåsen där kvällens middag serverades i Så mycket bättre-ladan.
Till sin hjälp hade de ett fullskaligt band
– Under middagen varvades rätterna med fantastiska uppträdanden från våra deltagare.
Lagvis uppträdde deltagarna för varandra, och till sin hjälp hade lagen ett fullskaligt band som höjde uppträdandena ytterligare.
Efter middagen blev det lite spontandans och livemusik innan det var dags att avsluta festen för att ta sig mot Visby.
Fasaden lystes upp av eldar
– På vägen mot Visby överraskades gästerna med ett stopp vid Fröjel kyrka, en av Gotlands alla 92 kyrkor. Stigen in till kyrkan var upplyst av skenet från lyktorna. Fasaden lystes upp av eldar och väl inne i kyrkan möttes gästerna av en hel kyrka, upplyst av bara levande ljus, berättar Mattias och fortsätter:
– När alla gästerna slagit sig ned i bänkraderna bjöds de på en minikonsert där fyra stämningsfulla melodier framfördes av en soloartist, med akustiskt gitarr. En sådan stund som nog ingen kommer att glömma.
Söndagen innehöll valbara aktiviteter där gästerna kunde välja mellan glasblåsning, besök på det lokala bryggeriet eller en spa-upplevelse.
Övertyga kunden att Gotland är magiskt på vintern
– En av utmaningarna var att övertyga kunden om att Gotland, som kanske är mest känt som en sommardestinationen, även kan skapa magiska upplevelser på vintern, berättar Mattias och fortsätter:
– Andra utmaningen var att genomförandet rakt igenom skulle kännas äkta och genuint för våra gäster och att våra gäster verkligen skulle uppleva det hela vägen. Och i båda utmaningarna lyckades vi verkligen fullt ut.
Stoppet vid kyrkan gav ett insta-moment
Det som gav konferensen störst effekt menar Mattias, var kyrkan.
– Stoppet vid kyrkan gav en magisk stämning. När alla mobiler låg kvar i fickorna, trots ett ypperligt, insta-moment, så var det ett tecken på en wow-upplevelse.
Mattias berättar att de fick bra feedback från konferensen.
– Vi fick otroligt bra feedback, både på det personliga och proffsiga sättet som vi jobbar, och vi fick ett bevis på att Gotland kan leverera fantastiska upplevelser även på vinterhalvåret.
”Ett högt mål – men något annat är svårt att ha”
Målet var att få deltagarna att känna att det var det bästa arrangemanget de upplevt.
– Vi vill alltid att deltagarna ska känna att arrangemanget är ett av det bästa de upplevt. Ett högt mål kanske, men något annat mål är svårt att ha, säger Mattias.
Tricket för att skapa ett lyckat event menar Mattias, är att få fram det äkta och genuina.
– Låt dina kunder uppleva något som du själv brinner för. Då blir det på riktigt och det känns äkta. Alla kan beställa en helikoptertur, men få kan locka fram det genuina. Det är det som verkligen bidrar till en lyckad konferens.
