Konferensen arrangeras av VTI, Statens väg- och transportforskningsinstitut, och hålls i Linköping varje år i januari. Transportforum arrangerades första gången 1984.
Upphandlande enhet: VTI – Statens Väg- och Transportforskningsinstitut
Adress: Olaus Magnus väg 35, SE-58195 LINKÖPING
Kontakt: Att. Charlotta Mård, E-post:[email protected]
Utdrag från anbudsunderlaget:
3.1 Konferensens omfattning, skall-krav
Vid anbudslämning på aktuell upphandling skall anbud kunna lämnas på båda alternativ nedan. Det är alltså inte tillåtet att enbart lämna anbud på enbart alternativ
1 eller enbart alternativ 2.
3.1.1. Datum
Konferensen skall hållas den 12-13 januari 2022, förberedelser skall kunna göras i
vissa av lokalerna den 11 januari 2022.
3.1.2. Kontinuitet
Option på att leverantören skall kunna åta sig uppdraget under de kommande två
(2) åren 2023-2024. Konferensen ska ges under två intilliggande vardagar under
vecka 2-3, med möjlighet för förberedelser i vissa av lokalerna dagen före den första
dagen.
3.1.3. Alternativ 1 – konferens på plats i Linköping
Platsen skall vara Linköping.
3.1.3.1. Lokalbehov
Följande lokaler skall kunna erbjudas:
• 1 större kongressal med plats för 1 200 personer.
• 25 lokaler med plats för 50-250 personer. Hälften ska ha en kapacitet på minst 90 platser. Ca 10 lokaler ska ha en kapacitet på 150 platser.
• Rum för press med möjlighet att arbeta och för pressträffar
• yta att servera sittande lunch för 1 500 personer
• yta för utställning, ca 45 platser med minsta måtten 2 x 3 m
• yta för registreringsdisk med plats för skrivare
• bemannad garderob med plats för ytterkläder för 1 200 personer
Lokalerna skall vara möblerade med:
• stolar i biosittning
• två ståbord
Följande teknik skall finnas tillgänglig i samtliga lokaler:
• Trådlöst internet
• Dator
• Projektor
• Minst två trådlösa mikrofoner
• En handhållen mikrofon
3.1.3.2. Förtäring
Till konferensen skall följande kunna erbjudas i nära anslutning till lokalerna:
• En lunch / dag (gäller två dagar), sittande, delvis bordsservering för 1 500 personer
• Två fika / dag (gäller två dagar), serveras vid buffébord för 1 500 personer
• Fördrink (dag 1, kvällstid), serveras vid buffébord för 1 250 personer
• Middag (dag 1, kvällstid), serveras vid buffébord för 1 250 personer8
Specialkost (vegetarian, vegan, gluten och laktos) skall serveras till de som efterfrågar.
Gäller samtliga tillfällen då mat/fika serveras.
Personal i form av t ex projektledning, teknik, städ, servering skall ingå.
3.1.4. Alternativ 2 – en digital konferens
• Alla tekniska/studioutrustning för live sändning och inspelning av inledningssessionen.
• Producent och personal för inspelning av inledningssessionen.
3.14.1. Lokalbehov vid digital konferens
Följande lokaler skall kunna erbjudas:
• Ett rum (med bra ljus, teknisk utrustning – headset/handmic etc., bord, stolar,
blommor) för moderatorn och gäster med live-sändning/inspelning
av inledningssessionen
Läs mer här.
