Över hälften av alla som går på möten vet inte vad som har bestämts när de avslutas. Endast en av fem människor menar att det finns ett tydligt syfte och mål för majoriteten av deras möten. Detta enligt Svenskars möten 2019 – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet.
Vi vet att det behövs syfte, mål, agenda och att alla ska få en chans till förberedelse, för att våra möten ska vara effektiva. Trots det fortsätter vi att gå på möten utan att ifrågasätta – varför?
Mer möten i en demokrati
Forskarna Patrik Hall, Vesa Leppänen och Malin Åkerström har nyligen gett ut Mötesboken. De beskriver att mängden möten ökat i takt med att samhället blivit mer demokratiskt och komplext.
Beslutsfattandet har decentraliserats i många organisationer, samtidigt som verksamheterna delas upp i mindre enheter, för att alla ska kunna fokusera på sin kärnverksamhet. Något som i sin tur leder till ett ökat behov av samordning, vilket görs genom möten.
Flexibelt arbetsliv
I takt med att arbetslivet blir allt mer flexibelt – vi jobbar på olika tider och olika platser – menar de vidare att behovet av formella möten ökar. När vi inte ses naturligt i andra sammanhang fungerar möten som en bekräftelse för vilka som ingår i organisationen och ett bevis på att jag själv tillhör gruppen.
Är den som går på möten viktigare än andra?
Forskarna bakom boken beskriver också att möten blir en typ av maktarena. Det handlar dels om att beslut fattas under möten och dels om att möten ger tillfälle att demonstrera sin kompetens för andra och att hantera den interna maktbalansen. Men det handlar också om inkludering. Den som blir inbjuden är efterfrågad och kan därför anses vara viktig för organisationen.
Nyligen jobbade jag med en organisation som ville utveckla sina interna möten med målet att skapa färre och effektivare möten. När gruppen fick prata om vilka återkommande möten de behövde var det många som beskrev att de ville träffas för att ”ha lite koll” på vad kollegorna gör.
De var vana vid olika former av rundor där alla får berätta vad de jobbar med just nu och vad som är på gång. Trots att detta kan göras på andra sätt och att alla var eniga om att de inte gillade dessa rundor hade de ändå svårt att släppa taget om dem.
Ett effektivt möte behöver ett tydligt syfte och att ”prata lite allmänt och få lite koll” är inte vad de flesta tänker på då, även att det kan vara en viktig effekt.
Mötets egentliga syfte
Som mötesledare, mötesbokare eller producent är frågan hur du kan reflektera över alla delar av de olika syftena för mötet. Vi ses för att komma vidare i en diskussion, förankra och fatta beslut. Men också för att få känna att vi tillhör en grupp, lära känna våra kollegor och ”ha det lite trevligt”.
Frågan är hur dina mötesdeltagare kan få den känsla utan att deras möten ska behöva vara trista och ineffektiva?
Av: Fredrik Bauer,
mötesledare, vd och grundare av Mötesutveckling.se