KlimatInköpare
Uppdragsbeskrivning:
I slutet på augusti ska Båstads kommun genomföra en klimatkonferens. Konferensen ska hållas under en dag och riktar sig till alla personer som arbetar med hållbarhets-/klimatfrågor inom Familjen Helsingborg.
Antalet deltagare uppskattas till cirka 100 personer. Denna förfrågan avser en projektledare som tar ett helhetsåtagande kring innehåll, paketering och genomförande av klimatkonferensen i nära samarbete med kommunen. Preliminärt datum för eventet är 24, 25 alternativt 30 augusti, 2022.
Leverantören ska kunna projektleda eventet från idé till genomförande. Eftersom det är en klimatkonferens är det viktigt att tänka på hållbarhet genom hela projektet. Leverantören ska, som minst, kunna tillhandahålla tjänsterna:
* Leda planeringen av konferensens innehåll och genomförande tillsammans med kommunens referensgrupp. Vara sammankallande och arbeta nära referensgruppen.
* Ta fram en projektplan som inkluderar tidsplan och budgeterad aktivitetsplan. * Bokning av till exempel lokaler, teknik, ljud, ljus, förtäring, möblering, dekoration etc.
* Boka och vara kommunens kontakt gentemot föreläsare/moderator och andra externa medverkande. * Säkerställa att tekniken fungerar i samband med evenemanget.
* Deltagaradministration omfattande inbjudningar, anmälningar, namnskyltar och hantering av specialkost.
* Ta fram en kommunikationsplan och kommunicera projektet. Till exempel att ta fram marknadsmaterial, göra affischer, göra inbjudan och skriva texter vid behov. Detta sker i samarbete med kommunens kommunikationsavdelning. Kommunikationen ska ske i enlighet med en grafisk profil.
* Leverantören ska kunna tillhandahålla kompetens inom rörligt material vid behov mot en extra kostnad.
* Summera och utvärdera konferensen.
Läs mer om upphandlingen här.
