Företags som driver ett miljö- och hållbarhetsarbete fungerar ofta som inspiratörer för omvärlden, kunder och andra företag. Det gäller också event, mässor, konferenser och andra sammankomster som dessa företag arrangerar. Hållbara Möten har under de senaste åren fått en internationell uppgång med ett antal standarder som bland annat: BS 8901, ISO 20121, GRI Event supplement och APEX.
Att arbeta med hållbarhet inom bolagen är viktigt, men att också arbeta med social-, ekonomisk- och miljömässig hållbarhet under event och konferenser är lika viktigt. Här listar Eventeffect tillsammans med Sleepwell några tips att tänka på inför, under och efter mässan, konferensen och eventet.
Inför mötet
- Prioritera och tillgängliggör hållbara transportmöjligheter som tåg och lokaltrafik
- Möjliggör för Klimatkompensation (CDM certifierade projekt)
- Uppmuntra samåkning och styr mot miljötaxi som andra alternativ till lokaltrafik
- Erbjud distansdeltagande via IT teknologi(i realtid och eller inspelat ”webinar”
- Erbjud 100% Svanenmärkta hotell
- Boka Svanenmärkt konferensanläggning (ISO 14000 som alternativ)
- Om annan anläggning tar man på sig ett stort jobb att säkra alla detaljer
- Förbered mätning av miljöpåverkan av mötet (CO2 och waste företrädesvis)
- Värdera högtider i flera kulturer vid val av tid, exempelvis Ramadan
- Tydliggör tillgänglighet för deltagare med fysiska utmaningar
- Utvärdera hybridmöte
Under mötet
- Registrering med svanentryckta pappersbadges med tränypa eller pappersdekal
- Välj ekologiskt eller Fairtrade kaffe och hälsoalternativ under kaffepauser
- Satsa på lunch med ekologiskt fokus (KRAV märkta ingredienser)
- Säkerställ att det inte finns engångsförpackningar
- Nedprioritera kött och servera gärna en delikat överraskande vegetarisk rätt
- Förbjud flaskvatten i såväl restauranger som konferensrum
- Förbjud kött från WWF:s röda lista som: Jätteräkor, gåslever, ål
- Kräv Svanen-märkta blädderblock, whiteboard pennor, träpennor i konferenslokalen
- Ersätt alla ”hand-outs” med online information utsänd på mejl under var dag
- Initiera en Twitter-diskussion under mötet som anslås på screen
- Tänk på att ge Fairtrade-blommor utan plastomslag till föreläsare
- Ersätt tackblommorna med en gåva till hållbar välgörenhet såsom Tackträd
- Utvärdera varje form av give-aways till deltagare
- Om du vill dela ut något: Ge en sak med eftertanke och som är hållbart producerad
- Tänk noga igenom aktiviteter och upplevelser ur en hållbarhetsaspekt
- Garantera god tillgänglighet för alla med funktionsnedsättning
- Erbjud individuella måltidsalternativ som inte innehåller gris, för veganer eller vegetarianer
- Ha en mångfald bland medlemmar i paneldiskussioner
- Se till att ha hög nivå på utrymningssäkerheten och informera muntligt
- Lägg gärna in ett pass med en social aktivitet kopplat till mötets tema
Efter mötet
- Berätta om uppnådda effekter (CO2, antal KRAV måltider)
- Erbjud gärna uppföljande ”webinar” för att maximera nyttan av mötet
- Boka endast miljötaxi för hemfärd och informera tydligt om lokaltrafik
- Fråga om tips på hur du kan göra mötet mer hållbart via digitalt utvärderingsmail
- Publicera en sammanfattning av resultaten på webben
