Hallå där… Kristofer Larsson, projektansvarig på eventbyrån Ocean Group.
Vilket event vill du berätta om?
– Jag vill berätta om när Ocean Group fick möjligheten att genomföra en kickoff till Marrakech med tre övernattningar under våren 2018. Det blev en resa med många minnesvärda ögonblick och tuffa utmaningar.
Vad var syftet och målet med eventet?
– Det var en konferens till alla anställda för föregående års arbetsprestationer. Hela resan planerades tillsammans med kundens ”resgrupp” från start till mål.
Vilka var de största utmaningarna med eventet?
– Att lyckas förmedla samma målbild till kunden vid planering som under själva genomförandet är en av utmaningarna vi har. Det är också viktigt alla underleverantörer tolkar informationen de får rätt, så att det matchar kundens policys och värderingar med vår syn på värdskap. Samtidigt var vi oroliga för att det skulle uppstå ”kulturkrockar” som vi inte räknat med, säger Kristofer och fortsätter:
– När projektgruppen avslöjade destinationen till personalen kom det många historier om företag som blivit matförgiftade och att deras resa hade blivit förstörd. Frågan blev då om vi som eventbyrå klarade av att minimera riskerna för detta.
Vilket moment gav en wow-effekt?
– Man måste avsluta ett event med en minnesvärd fest och inför sista kvällens övernattning i öknen hade vi ett starkt körschema med mycket underhållning, Marockansk galamiddag och alla skulle bo i tält. Tälten var uppbyggda som hotellrum med toalett och dusch, berättar Kristofer och fortsätter:
– Givetvis drog det in ett oväder som är ovanligt denna tid på året och regent öste ner. Trots detta så är stämningen på topp, alla är positiva och historierna på morgonen om vädret blev en ”snackis”, istället för något negativt. Gruppdynamiken har infunnit sig, precis på det sättet vi hade planerat. Det kunde blivit tvärtom om inte resan hittills hade fungerat så bra som den gjorde.
Hur många gäster hade ni?
– Det var totalt 50 deltagare från kontoren i Göteborg och Stockholm.
Var besökarna nöjda?
– Vi försökte hela tiden överträffa kundens förväntningar och de var väldigt nöjda med resultatet av resan. Att våga överraska, ta ut ”svängarna” litegrann och få med detaljer som gör skillnad var det som deltagarna uppskattade mest.
Blev resan som ni hade förväntat er?
– Det var många starka viljor och ett härligt engagemang i gruppen. Tillsammans drog vi projektet i rätt riktning med många detaljer och mycket hjärta. Vårt motto är att hålla kunden i handen från start till mål så beställaren känner sig trygg och kan fokusera på värdskapet. Våra förväntningar på resan blev som planerad och vi har hittat en ny destination för framtida event.
Hur kan konceptet inspirera andra som jobbar med event?
– Att det är viktigt att lyssna på kundernas behov och sätt upp smarta mål. Dessutom vågade vi välja en annorlunda destination och överraska kunden med detaljer.
