Är din konferensanläggning redo för ett nytt liv efter pandemin?

Nu vet alla att det går att göra riktigt bra digitala evenemang

Under pandemin har vi sett att det går att producera riktigt bra digitala evenemang. Företag har sett hur de kan nå geografiskt spridda deltagare utan att någon behöver resa. Man har sparat stora pengar på inställda fysiska konferenser genom minskad arbetstidsåtgång för deltagarna, inga resor, inga hotellrum och mindre inköp av mat och dryck. Man har också insett att man har gjort betydligt mindre avtryck på miljön. Jag syftar nu inte främst på alla vardagliga möten som skett i Teams och i Zoom utan de mer genomarbetade som skett i studio eller andra miljöer. Lärokurvan har varit brant och många av de tidiga digitala evenemangen hade sina brister men ju längre tid som har gått desto bättre har evenemangen blivit och de kommer definitivt att utvecklas ännu mer.

Färre fysiska evenemang efter pandemin

Säkert kommer vi inom kort att se en period med massor av fysiska evenemang för självklart vill vi ses efter mer än två års isolering. Men därefter kommer många arrangörer att mer nyktert, utifrån syfte, målgrupp och hållbarhetskrav bestämma om just den här konferensen passar bäst i fysisk eller digital form. Det innebär att vi om något år kommer att se en förflyttning av ett antal evenemang från fysiskt till digitalt. Det blir sannolikt färre fysiska evenemang för anläggningarna att dela på efter pandemin än före pandemin.

De fysiska evenemangens roll förändras för evigt

Att informera, bygga kunskap och motivera går att göra bättre digitalt än fysiskt. Med hantverkskunnande och med teknikens hjälp går det att göra digitala evenemang som är så mycket mer effektiva än det är att ställa upp chefer och föreläsare med en powerpoint på en scen. Ta bara en sådan enkel sak som att det digitala evenemanget går att spela in och deltagarna kan repetera de delar de vill och behöver när det passar dem. Det här innebär att det borde ses som tjänstefel och närmast som ett miljöbrott att samla deltagare i en biosittning och föreläsa för dem eller för den delen att låta dem sitta passivt och lyssna på ett panelsamtal med ledningsgruppen eller andra specialister. Det fysiska evenemanget behöver istället ägnas till att bygga kultur, stärka relationer och utveckla idéer och det görs inte i en biosittning.

Konferensanläggningarna behöver bli möjligheternas plats

För att möta kraven behöver anläggningarna förvandlas. Man behöver erbjuda inbjudande mötesplatser som på riktigt främjar mänsklig interaktion. Man behöver erbjuda fysiska workshopytor som är betydligt mer kreativa än en whiteboards och post-it,  gärna med fysiska tankeredskap. Man behöver erbjuda idélaboratorier, utvecklarstigar och dummyverkstäder. Man behöver ha en bra grundläggande teknik som är enkel att komplettera. Glöm lösningarna som bygger på att en tekniskt ointresserad kund eller konferensvärd ska kunna starta tekniken med ett par knapptryckningar på en panel. I alla fall i de delar av anläggningen som ska möta morgondagens kunder. Se till att det finns omåttligt med bra internetuppkoppling både på Wifi och på kabel. Se till att det finns fästpunkter i taket för att hänga upp saker. Se till att det finns skärmväggar som gör det enkelt att skapa rum i rummen, gärna av den typ som man kan fästa saker och kanske skriva på.

Ut med det gamla och in med det nya

Det har länge funnits en motsättning mellan att utveckla evenemangs- och mötesbranschen och de flesta konferensanläggningars affärsmodeller. Bra möten kräver ofta mycket yta per person, man behöver variation genom att till exempel under en dag kunna förflytta sig mellan olika typer av miljöer. Kanske börjar dagen med en kort stunds stimuli i en upplevelsetunnel, följt av en utvecklande idépromenad med fika och nya intryck på vägen innan det är dags för en stund i idélaboratoriet. Därefter lunch i olika konstellationer och miljöer innan det är dags att hoppa in i idéverkstaden. Sedan regisserade sociala aktiviteter där vi IRL får leva företagets värderingar eller varumärke. Idag är de flesta konferensanläggningar inte i mötesbranschen. De är hotell som säljer övernattning, mat och dryck. Och ju fler man på en sådan anläggning kan packa i en biosittning samtidigt som man fyller andra delar av anläggningen med mer eller mindre mediokra möten desto fler övernattningar, luncher och smoothies kan man sälja. Det här främjar inte branschen långsiktigt. Om man på allvar vill fortsätta sälja fysiska evenemang så behöver man se över affärsmodellen. Man behöver skaffa sig kunskap om hur man faktiskt gör bra möten och det handlar inte främst om hygienfaktorer som gott värdskap, god mat och sköna sängar. Man behöver skapa värde på riktigt och man måste börja ta betalt för vad kunderna faktiskt kan få ut av sina möten istället för att jämföra priser på övernattningar och konferenspaket.

Chans till omstart

Pandemin har accelererat digitaliseringen och utvecklingen i en rad branscher. Jag vet att några anläggningar har gjort försök under pandemin att utveckla sitt erbjudande. Frågan är om det är tillräckligt många och om utvecklingen har varit tillräckligt genomgripande. Eller om gamla tankebanor, affärsmodeller och vanor sitter för hårt i väggar och i ryggmärgar? Passa på att fundera över hur ert erbjudande ska se ut efter den första anstormande vågen av fysiska möten? Hur ska ni få kunder och deltagare att uppleva att evenemanget på er anläggning verkligen skapade mer värde än vad det kostade i tid, pengar och miljöpåverkan.

Av: Tommy Brotte