Tor Kjelstrup, Aktiva Event Under 20 år har vi sett hur efterfrågan har utvecklats och förändrats över tiden, vi har genomgått flera kriser i samband med terrordådet i New York samt finanskrisen. Aktiva Event har därför upparbetat en långsiktig trygg strategi och arbetssätt med fokus på upplevelse, service och priseffektivitet.
Vi på Aktiva Event vill gärna bidra till framtidshopp och tro på eventbranschen, dvs skapandet av fysiska möten, gemenskap och upplevelser – samt bidra till att lyfta fram Sverige som destination.
Vi saknar riktiga möten
Digitala möten, webbinarier, streamade föredrag i all ära – fantastiska hjälpmedel som högst troligt kommer innebära bestående förändringar i arbetssätt och mötesformer framöver. Men detta innebär inte ett minskat behov av viktiga fysiska mötena mellan människor, tvärtom ökar det behovet och blir viktigare än någonsin. Kvalitativa, genomtänkta och hållbara möten mellan kollegor, kunder och leverantörer. Riktiga event helt enkelt. Det märker vi i våra dialoger med kunder och samarbetspartners att det finns ett kraftigt behov och saknad av att umgås.
Det väcker dock en del frågor – vill man satsa mer eller mindre än tidigare, kommer deltagarna närvara i samma utsträckning som tidigare. En sak kan vi dock fastställa – ett framgångsrikt event kräver inte nödvändigtvis den dyraste scenlösningen eller mest påkostade teknikriggen, det viktiga är mötet med andra människor. Möjligt att prioriteringarna kommer att genomgå en viss anpassning framöver. Kring detta har vi inom branschen säkerligen olika tankar och synsätt, som sig bör.
Intresset för event i Sverige kommer att öka
Efter terrordådet i New York som slog ut stora delar av utlands eventen under lång tid upplevde vi just detta. Sverige kommer även nu stärka sin ställning som destinationsalternativ, och till detta kommer de mycket aktuella miljöaspekterna som var ett hett ämne i samband med eventplanering redan innan covid-19.
Beträffande affärspotentialen från andra länder så är nu världens blickar riktade mot Sverige och den svenska modellen, bra eller dålig. Den uppmärksamheten kommer på sikt erbjuda möjligheter, dock med viss fördröjning sannolikt tills covid-19 blåst över. Dock lär grundsynen på Sverige som ett tryggt och välordnat land alltid vara ett faktum.
Inspiration från eventet ”Beauty by Sweden”
Sverige erbjuder fantastiska möjligheter för vilken gruppstorlek som helst, med stor variation av resmål och upplevelser. Nedan vill vi belysa ett utmärkt referenscase på ett större event i vår härliga huvudstad Stockholm som genomfördes förra året – Inspiration från eventet ”Beauty by Sweden”.
Ett event som påvisar vilka stora möjligheter Sverige kan erbjuda avseende bredd och storlek med ett rikt innehåll av aktiviteter och kultur med fokus på upplevelser och Sverige.
Eventet
Under fem dagar genomförde det svenska skönhets- och hälsoföretaget Oriflame en årlig intern konferens för ca 2200 av sina framgångsrika konsulenter från totalt 16 länder, bland annat Turkiet, Kina, Indonesien och Thailand.
I genomförandet var två eventbyråer, en teknikfirma och kundens egna brandingbyrå involverade. Aktiva Event var en huvudpartner.
Tidig start
Det hela startade ca två år innan planerat genomförandedatum då Aktiva Event fick i uppdrag att undersöka förutsättningarna för att arrangera evenemanget i Stockholm. Två andra större städer utanför Sverige utvärderades parallellt. I arbetet bedömdes samtliga större anläggningar och hotell i Storstockholm, möjligheterna att hålla gruppen samlad på centrala lägen, utbud och möjlighet till aktiviteter. Bra infrastruktur, upplevelser, variation och prisbild var avgörande faktorer.
När beslut fattades för Stockholm ca 1,5 år före genomförandet fastställdes temat för konferensen till Beauty of Sweden som skulle vara den röda tråden genom hela programmet.
Genomförandet
Utöver konferens och galamiddagar innehöll konferensen en stor mängd aktiviteter och event under det intensiva programmet – i stan, i skärgården och på andra orter ute i landet. Därtill byggdes en Oriflame-hub som central mötesplats i Kungsträdgården. Deltagarna bodde på totalt 9 hotell i centrala Stockholm.
Givet storleken på gruppen och den internationella spridningen var det en mycket stor mängd olika upplevelser och aktiviteter planerade som pågick parallellt; exempelvis VIP-event hos grundarna av Oriflame, välkomstfest på Gröna Lund, historisk vandring, löpartävling, VIP-event i Karlskronas skärgård samt middagskryssningar i skärgården.
Ett av de större eventen under konferensen var en storslagen parad för samtliga 2200 deltagare från Kungsträdgården. Paraden var fylld med positiv energi såsom flyboards, sångkör med 80 personer, karibiska dansare, trumband, marschband, män på styltor, ballonger, reklamflyg, vattenkaskad med mera. Med stor hjälp av Polisen som bland annat spärrade av gator samt Djurgårdsbron för trafik.
Målet för paraden var Gröna Lund som hade anpassats för Oriflame med egen entré, specialmenyer, specialentréer till åkattraktionerna samt abonnerade ytor.
Fun facts logistik
Den omfattande logistikplaneringen innehöll 241 busstransfers, 83 hyrverkstransfers, 8 skärgårdskryssningar, 15 rib-båtsturer, 6 sjöflygtransfers samt 6 häst&vagn-ekipage. För att bidra till konferensens klimatneutrala fokus användes främst Tesla för VIP-transporterna.
Utmaningar inför och under eventet
Ett stort event om detta innebär alltid en rad utmaningar. En något speciell utmaning i detta fall var att det slutgiltiga antalet inte fastställdes förrän några veckor innan eventet, vilket påverkade den omfattande planeringen stort. Skillnaden rörde sig mellan 3600 och 2000 personer så det var stora differenser.
En ytterligare utmaning var att även konferensens aktiviteter ökade dramatiskt i antal under veckorna före eventet vilket medförde att exakt upplägg inte kunde fastställas förrän mycket nära genomförandet. En faktor i det arbetet var handläggningstiderna hos Stockholm Stad, under semestertider, för att ge tillstånd till en rad aktiviteter som skulle ske på allmän plats. Men tack vare vår stora erfarenhet av event på allmän plats och bra relation med Stockholm stad och Polisen, samt en del anpassningar och övertygande argument, gick det över förväntan bra.
Totalt sett blev det ett mycket framgångsrikt event med en mycket nöjd kund. Helheten lyfte verkligen fram Stockholms bästa sidor och förhoppningsvis kommer fler stora evenemang som detta till Sverige!
Gyllene hjulet
Konferensen är nominerad i Gyllene Hjulet i kategorin Årets Interna Event.
Involverade byråer
Aktiva Event – Research, uppbokning av relevanta anläggningar och hotell, busstransfers, VIP-transfers, parad, welcome party på Gröna Lund, löpartävling, historical walks, Swedish fika-picknick, sightseeingprogram samt flera VIP-event.
PS Occasion och Creative Technology – Konferens, galamiddag och hub i Kungsträdgården
Av: Tor Kjelstrup på Aktiva Event
