Hallå där… Niklas Åström, vd och grundare av byrån Koncept & Event.
Vilket var evenemanget?
– Inköpsmässan Friends by Friends, vilken var Klarsynt och Synologens första gemensamma optikmässa.
Vad är syfte och mål med eventet?
– Det är en inköpsmässa där optiker möter leverantörer och kikar på nya bågar och andra spännande ögonprodukter. Det fanns också ett stort nätverksfokus då stora delar av branschen fanns samlad.
Vad var den största utmaningen med eventet?
– Det var nog att få ihop hela konceptet och kalkylen innan. Eftersom vi egentligen blev ekonomisk ägare av evenemanget fanns det många variabler att räkna på. Vi skulle dels rymma en mässa med 500 gäster, nästan 50 utställare, kunna ta emot 400 logi i två dagar och hålla en stor galamiddag under ett och samma tak. Det är inte många ställen som klarar det, Säger Niklas Åström och fortsätter:
– Samtidigt så fanns det en relation mellan lokalyta och pris. Desto större ställe vi valde desto högre kostnad och därmed högre risk. Med facit i hand så analyserade vi väldigt bra. Vi fyllde samtliga montrar, vi fyllde galan till 95 procent och vi ordnade med logi till alla gäster.
Vilket moment gav en wow-effekt?
– För mig är det alltid wow att utvecklas, göra nya saker och bevisa min kompetens. Det är kanske inget som gästerna såg såklart. Utifrån det perspektivet tycker jag nog att det visuella var det starkast lysande. Allt från en grymt snygg grafisk profil för hela evenemanget som genomsyrade utskick, eventsiter med mera, som Fredric hos oss levererade till att Nathalie som var ansvarig projektledare gjorde en fantastisk dekorinsats inför galamiddagen.
Hur många besökare hade ni?
– Det var 500 mässdeltagare, 46 utställare/montrar, 420 middagsgäster och cirka 300 logi i två nätter.
Var besökarna nöjda?
– Utfallet har faktiskt varit väldigt bra, feedbacken och besökarnas utvärdering har visat att vi verkligen lyckades leva upp till den vidare etablering som kunden vill uppnå.
Blev eventet som ni hade förväntat er?
– Det var en krokig väg och vi behövde hela tiden anpassa planen utifrån verkligheten. Hur många har anmält sig? Hur stora montrar vill utställarna ha? Det var många saker som hela tiden gjorde att vi behövde skruva på konceptet. När vi nu tittar tillbaka på evenemanget är vi väldigt nöjda och resultatet är tydligt präglat av hög flexibilitet.
Hur kan konceptet inspirera andra som jobbar med event?
– Om man kikar på vår site eller i våra sociala medier så ser man ganska snabbt att vi jobbar mycket med film. Så även på det här evenemanget. Jag tycker video är ett väldigt bra sätt att inspirera. Man får idéer och kan lära av varandra. Med specifikt det här projektet tycker jag att det mest unika är den aktiva roll vi tog i att hitta lösningen för att finansiera evenemanget. Jag tror man kan bygga väldigt stora event med den modellen.
