1. Resa kollektivt. Fler väljer att mötas nära en tågstation eller med goda möjligheter till att resa kollektivt med tunnelbana, pendeltåg eller buss. Ofta ska regionala kontor mötas på en gemensam plats och då är det viktigt att alla kan ta sig dit på ett hållbart sätt.
För de kunder som längtar bort från stadens puls och ut på landet tipsar vi om att samåka i gemensam buss från en och samma centrala punkt. På så sätt slipper varje enskild deltagare ta egen bil fram och tillbaka.
2. Val av anläggning. Allt fler kunder vill och ställer krav på att anläggningen ska vara Svanenmärkt eller ha liknande certifiering. Gärna att anläggningen gör det lilla extra och beskriver värderingar och hållbarhetsarbete.
Inte sällan vill kunden ha ett dokument på anläggningens hållbarhetsarbete och/eller miljöpolicy inför val av plats, om detta inte framgår tydligt i offert-presentationen eller på anläggningens egna hemsida. Jag har märkt att kunden även är intresserad av att veta mer om hur anläggningen själva jobbar med hållbarhet, och efterfrågar en kort genomgång före eller efter mötet.
3. På tallriken/i glasen. De senaste åren har vi sett en boom av speciella önskemål om allergier, kostavvikelser och olika dieter. Någon tål inte gluten, den andra är laktosintolerant. Flertalet är vegetarianer men äter fisk och ibland viltkött.
Ja, du kan tänka dig att koordinera detta till 100 sittande lunchgäster. För att möta alla önskemål erbjuder fler och fler anläggningar istället helt vegetariska menyer som passar de flesta. Det är inte ovanligt med en helt vegetarisk meny till samtliga gäster, både lunch och middag.
Likaså ser vi att fler kunder efterfrågar alkoholfria vinpaket och drycker till maten för sina deltagare. Det är helt ok att inte erbjuda tre glas vin en torsdag för att hålla fokus uppe och ett högt engagemang på mötet. Här kommer även en ny sorts fika in, som blandar kanelbullar och kakor med nyttigare alternativ som energishots och frukt.
4. Talare inom hållbarhet. När vi tar emot en förfrågan från en kund begär vi oftast lite mer information kring själva mötet. Vad är syftet med mötet och hur ser agendan ut? Vi gör detta för att matcha rätt anläggning för mötet.
Här ser vi att fler och fler har hållbarhet som en viktig punkt på agendan, allt från hållbara arbetsplatser, hållbar företagskultur, hållbara medarbetare och givetvis hur man på företagsnivå jobbar med FN:s globala mål. Joakim Hibell från Talarforum ser även en ökad trend på talare inom hållbarhet och att begreppet hållbarhet blir att tänka långsiktigt i många olika perspektiv.
5. Styrning mot en mötespolicy. En fördel att upphandla eller skriva samarbetsavtal med en mötespartner är att kunder och bokare tillsammans kan styra mot företagets mötespolicy och resepolicy. I en mötespolicy kan det stå att varje möte ska ha möjlighet till videosamtal för deltagare som inte kan vara på plats fysiskt. Att ha en mötespolicy och en mötespartner att verkställa den, gör att företaget får kontroll över vad de bokar och kan därmed uppfylla sina krav.
6. Bleasure = business + pleasure. Människor vill ha upplevelser, gemenskap och bekvämlighet. Människor vill leva ett holistiskt , bra liv – oavsett var de är. Det finns en gräns för hur mycket en anställd är villig att offra i tid.
Om en affärsresa äter värdefull tid, vill människor ha frihet i utbyte mot det uppoffrade. Denna megatrend ser vi även gäller för möten och konferenser. Fullspäckade agendor, workshops och powerpoint-presentationer är inte längre vad en mötesdeltagare vill ha. Tid för reflektion, egen (fri)tid och återhämtning är väl viktiga punkter i en agenda. När vi mår bra och trivs, presterar och utvecklas vi, något både vi själva och företaget vinner på.
7. Nej tack till slösmöten. Äntligen börjar vi se att allt fler företag och organisationer börjar ta sina möten på allvar. Framför allt alla dessa vardagliga möten som skulle behöva lite mer omsorg! Det är inte längre okej att slösa bort sina medarbetares tid på dåliga möten.
De företag som har tydliga mötesregler, skickar ut agenda i förväg och jobbar aktivt för att inkludera och intressera deltagarna, har mycket att vinna i form av engagemang, mindre stress och en tydlig riktning framåt.
Av: Louise Blomberg, Svenska Möten
